Jun 1, 2021 — Fornisce inoltre dettagli sul processo di segnalazione, relazione ai superiori, gestione e/o indagine e correzione dei problemi che richiedono
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Introduzione A chi si applica tale politica? Glencore si impegna a creare una cultura in cui il nostro personale e altri stakeholder, come clienti e fornitori, si sentano a proprio agio nel segnalare eventuali criticità senza timore di ritorsioni. Ci impegniamo anche a garantire che tali problemi siano trattati seriamente e gestiti e/o indagati in modo tale da proteggere l™identità del segnalante. L™identi˜cazione dei problemi ci consente di prendere iniziative opportune che possano prevenire ulteriori condotte scorrette e limitare potenziali ripercussioni a livello ˜nanziario, di reputazione e di altro tipo. Questa politica di segnalazione de˜nisce l™approccio di Glencore per tutelare i segnalanti con l™obiettivo di incoraggiare e sostenere le persone a riferire eventuali criticità. Fornisce inoltre dettagli sul processo di segnalazione, relazione ai superiori, gestione e/o indagine e correzione dei problemi che richiedono protezione. Il Consiglio di amministrazione di Glencore plc è responsabile della supervisione dell™attuazione di questa politica e delle procedure associate, e riceve rapporti periodici relativi alle criticità segnalate e alle relative indagini. Il Consiglio di amministrazione riceve rapporti periodici sull™ef˜cacia del Programma di segnalazione dei problemi (RCP), di questa politica e delle procedure connesse. Questa politica si applica a tutti gli attuali ed ex dipendenti, amministratori e funzionari, appaltatori, partner commerciali (tra cui fornitori, clienti, partner di joint venture e relativi dipendenti) di un uf˜cio di Glencore o di un™attività industriale direttamente o indirettamente controllata o gestita da Glencore plc nel mondo, nonché ai parenti, ai coniugi e ai familiari a carico di queste persone. Facciamo valere la nostra in˚uenza sulle joint venture che non controlliamo per incoraggiarle ad agire in modo coerente con l™intento di questa politica. GLENCORE POLITICA DI SEGNALAZIONE 2
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Qual è il nostro impegno? Glencore si impegna a: Ł proteggere i segnalanti e altri individui da eventuali ritorsioni; Ł proteggere l™identità dei segnalanti e rispettarne la riservatezza; Ł dare ai segnalanti la possibilità di fare rapporto in forma anonima; Ł prendere sul serio le criticità richiedenti protezione e gestire e/o indagare sulle stesse in modo diligente ed ef˜ciente. Cos™è un seg nalante? Segnalante è la persona che segnala informazioni che ritiene, in base a fondati motivi, riguardare o indicare una criticità richiedente protezione. Il segnalante può essere o non essere coinvolto direttamente in tale criticità. I segnalanti possono essere attuali o ex dipendenti, amministratori o funzionari, appaltatori, partner commerciali (tra cui fornitori, clienti, partner di joint venture e relativi dipendenti) di un uf˜cio o di un™attività industriale di Glencore, nonché i parenti, coniugi o familiari a carico di queste persone. Cosa so no le criticità che richiedono protezione? Per essere considerata criticità richiedente protezione ai sensi di questa politica, devono sussistere le seguenti condizioni: 1. La criticità riferita dal segnalante rispecchia il ragionevole sospetto di una condotta scorretta o di situazioni o circostanze abusive relative a un™entità appartenente al Gruppo Glencore, quali: Ł tangenti o corruzione; Ł frode, riciclaggio di denaro, furto o uso improprio di proprietà o fondi dell™azienda; GLENCORE POLITICA DI SEGNALAZIONE 3 3
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Ł con˚itti di interessi non dichiarati o sfruttati per tornaconto personale; Ł comportamenti anticoncorrenziali; Ł insider trading o abuso di mercato; Ł violazione di sanzioni; Ł irregolarità ˜nanziarie; Ł violazioni della riservatezza dei dati; Ł discriminazione illegale, molestie sul lavoro o sessuali; Ł pratiche di lavoro non sicure e altre criticità in materia di salute o sicurezza; Ł schiavitù moderna e violazioni dei diritti umani; Ł gravi danni ambientali; Ł ritorsioni nei confronti di un segnalante connesse direttamente al fatto e alla circostanza di aver segnalato o di aver avuto intenzione di segnalare una criticità richiedente protezione; Ł altri comportamenti contrari all™etica, in violazione del nostro Codice di Condotta, di politiche o procedure, nonché illegali o illeciti. 2. Il segnalante deve riferire la criticità richiedente protezione attraverso uno dei seguenti canali: Ł un canale di segnalazione locale presso l™uf˜cio o la sede di attività preposta per tali segnalazioni; Ł un contatto per le segnalazioni presso l™uf˜cio o la sede di attività; Ł i canali di segnalazione del Programma di segnalazione dei problemi (RCP): (i) piattaforma web: disponibile su https:// glencore.raisingconcerns.org/ (ii) telefono: numeri disponibili su https:// glencore.raisingconcerns.org/ (iii) e-mail: codeofconduct@glencore.com I contatti per le segnalazioni sono persone nominate da un uf˜cio o da una sede di attività preposta a ricevere le criticità richiedenti protezione. Un contatto per le segnalazioni potrebbe essere una delle seguenti persone: Ł amministratore Ł segretario aziendale Ł senior management Œ dirigente senior responsabile della gestione dell™uf˜cio o dell™attività, quale il Chief Executive Of˜cer, il Chief Financial Of˜cer oppure il General Manager Ł responsabile delle funzioni aziendali Œ soggetto responsabile della gestione delle funzioni aziendali presso l™uf˜cio o la sede di attività come, ad esempio, Risorse umane, Finanze, Affari societari, Sostenibilità, Servizi legali o Compliance Ł altro individuo indicato in qualità di contatto per le segnalazioni in quell™uf˜cio o sede di attività Un elenco di contatti per le segnalazioni è pubblicato sul sito intranet locale dell™uf˜cio o della sede di attività, o comunicato tramite altri mezzi, come messaggi e-mail. I contatti per le segnalazioni ricevono una formazione speci˜ca concernente i loro obblighi e, in certe giurisdizioni nazionali, sono soggetti a sanzioni speci˜che, qualora non adempiano agli obblighi concernenti il trattamento delle criticità richiedenti protezione. Quali criticità non richiedono protezione? I con˚itti personali sul posto di lavoro non sono criticità richiedenti protezione ai sensi di questa politica. Essi sono trattati secondo il sistema previsto per il trattamento dei con˚itti nell™uf˜cio o nella sede di attività competenti in conformità agli accordi industriali pertinenti, alla normativa vigente e ad altre politiche in materia. I con˚itti personali sul lavoro consistono in qualsiasi problema relativo all™impiego individuale o all™incarico precedente presso GLENCORE POLITICA DI SEGNALAZIONE 4 4
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Glencore che può avere implicazioni personali. Essi comprendono: Ł con˚itto interpersonale tra due o più persone; Ł decisioni che non comprendono una violazione delle leggi in materia di lavoro quali: (i) l™assunzione, il trasferimento o la promozione individuale (ii) termini e condizioni dell™assunzione individuale (iii) una misura disciplinare individuale imposta (tra cui sospensione e licenziamento) Cosa deve riportare la segnalazione di una criticità richiedente protezione? Glencore invita il segnalante a fornire più dettagli possibili af˜nché sia possibile gestire e/o indagare a fondo e prontamente il problema. Il segnalante dove includere gli elementi signi˜cativi quali fichi, cosa, dove, quando, come e perchéfl della criticità richiedente protezione nonché qualsiasi altra informazione in merito al modo in cui Glencore potrebbe procedere al meglio per gestire e/o indagare il problema. Glencore potrebbe non essere in grado di gestire e/o indagare a fondo la criticità richiedente protezione se il segnalante: Œ decide di restare anonimo; Œ nega il consenso a rivelare la propria identità a persone coinvolte nell™esame, nella gestione e/o nel controllo della segnalazione; Œ non fornisce informazioni suf˜cientemente dettagliate da consentire la gestione e/o l™indagine della criticità richiedente protezione. In che modo Glencore gestisce e/o indaga su una criticità richiedente protezione? Glencore prende sul serio le criticità richiedenti protezione, concentrandosi sulla sostanza del problema piuttosto che sul motivo. Glencore si impegna a completare la gestione e/o l™indagine della criticità richiedente protezione in modo tempestivo. Tuttavia, circostanze quali la complessità del problema, il carico di lavoro, ulteriori priorità e altri validi motivi possono giusti˜care periodi più lunghi per la conclusione della gestione e/o indagine della criticità richiedente protezione. La gestione e/o l™indagine della criticità richiedente protezione saranno effettuate in modo imparziale senza discriminazioni e pregiudizi nei confronti del segnalante o di altre persone coinvolte o di testimoni del suddetto problema. I provvedimenti speci˜ci presi al ˜ne di gestire e/o indagare il problema dipendono dalla sua natura. Glencore determina la natura della criticità richiedente protezione considerando fattori quali: Ł il riferimento a una potenziale violazione della legge vigente; Ł la potenziale conseguenza e/o esposizione per Glencore; Ł il fatto che la presunta condotta scorretta sia in corso o meno; Ł la natura di una consulenza tecnica, ˜nanziaria o legale eventualmente necessaria per consentire la gestione e/o l™indagine del problema. A seconda della sua natura, la criticità richiedente protezione può essere: Ł gestita e/o indagata dall™uf˜cio o dalla sede di attività competente; Ł gestita e/o indagata dalla sede principale di Glencore in Svizzera, in caso di segnalazione particolarmente grave (in alcuni casi, la criticità richiedente protezione può essere rinviata anche alla gestione e/o indagine di specialisti esterni). GLENCORE POLITICA DI SEGNALAZIONE 5 5
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Protezione dell™identità di un segnalante Il segnalante può presentare criticità richiedenti protezione in modo anonimo senza rivelare la propria identità tramite piattaforme web RCP, numeri di telefono e indirizzi e-mail dedicati. Tuttavia, la corretta gestione e/o indagine risultano più dif˜coltose e a volte impossibili se Glencore non conosce l™identità del segnalante. Le piattaforme web e telefoniche RCP permettono una comunicazione anonima a doppio senso anche se il segnalante sceglie di riferire una criticità richiedente protezione senza rivelare la propria identità. Se il segnalante rivela la propria identità, la persona che riceve la criticità richiedente protezione è tenuta a: Ł trattare comunque l™identità del segnalante in modo con˜denziale; Ł chiedere sempre al segnalante se acconsente che Glencore riveli la sua identità a eventuali persone che si occupano di: ˛ gestire e/o indagare il problema; ˛ prendere provvedimenti disciplinari in seguito al risultato della gestione e/o indagine; ˛ prendere altre decisioni relative in relazione alla criticità richiedente protezione. Il segnalante non è obbligato a fornire il suo consenso, ma è invitato a farlo poiché in tal modo consente a Glencore di gestire e/o indagare a fondo il problema e prendere provvedimenti adeguati. I soggetti coinvolti nella gestione e/o nell™indagine della criticità richiedente protezione non condivideranno alcuna informazione concernente il problema che potrebbe portare all™identi˜cazione del segnalante senza il suo consenso, a meno che: Ł il segnalante abbia già acconsentito a rivelare la propria identità; Ł sia necessario trasmettere tale informazione per gli scopi connessi alla gestione e/o all™indagine della criticità richiedente protezione (in tal caso verranno presi tutti i provvedimenti opportuni per ridurre il rischio che il segnalante possa essere identi˜cato a seguito della gestione e/o indagine). Glencore non rivela informazioni identi˜cative del segnalante a nessun soggetto coinvolto nella gestione e/o indagine della criticità richiedente protezione. Tuttavia, Glencore potrebbe rivelare senza il consenso del segnalante il suo nome e i dati di contatto, oppure altre informazioni che potrebbero portare alla sua identi˜cazione a un™autorità di controllo o a un™altra autorità imposta dalla legge, a un operatore di giustizia (con lo scopo di ottenere consulenza o rappresentanza legale in relazione alle leggi in vigore) o per quanto altrimenti prescritto dalla legge. Procedura di gestione e/o indagine Il team che si occupa della gestione e/o indagine potrà esaminare le prove, quali i documenti pertinenti, le registrazioni e i dati per determinare se vi sono informazioni credibili che indicano che la criticità richiedente protezione si è veri˜cata o meno. Il team di gestione e/o indagine può organizzare colloqui con persone rilevanti per ottenere prove testimoniali utili in merito alla criticità richiedente protezione. Glencore può aver bisogno di contattare il segnalante per ottenere ulteriori informazioni e/o prove. Tuttavia, talvolta questo non è possibile (ad esempio, se il segnalante non risponde alla richiesta di ulteriori informazioni e/o si ri˜uta di rispondere a domande che ritiene possano rivelare la sua identità). GLENCORE POLITICA DI SEGNALAZIONE 6 6
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coinvolto in atti di ritorsione, sarà soggetto ad azione disciplinare, che può comportare il licenziamento. Pur adottando tutte le misure opportune per tutelare il segnalante da ritorsioni, Glencore non è in grado di fornire lo stesso livello di protezione a chi non sia direttamente impiegato in sede al momento della segnalazione della criticità richiedente protezione (per esempio, nel caso di ex amministratori/dirigenti/dipendenti e terze parti esterne). Altre questioni rilevanti Il segnalante ha il diritto di conferire con i propri consulenti legali in qualsiasi momento in merito a eventuali preoccupazioni. Le tutele stabilite in questa politica si applicano nei confronti del segnalante anche se la criticità richiedente protezione risultasse infondata, purché non sia stato segnalato un problema consapevolmente falso. Niente di quanto contenuto in questa politica impedisce: Ł a Glencore di prendere iniziative disciplinari opportune o di altra natura, incluse azioni giudiziarie, nei confronti di chiunque risulti coinvolto in condotte scorrette successivamente alla gestione e/o indagine della criticità richiedente protezione; Ł al segnalante di riferire e comunicare alle autorità di controllo e a determinate parti terze in relazione alla criticità richiedente protezione. Tali comunicazioni devono rispettare rigorosamente i requisiti legali applicabili. Tuttavia, Glencore con˜da che il segnalante si senta a proprio agio nel riferire la criticità richiedente protezione tramite i vari canali descritti in precedenza in questa politica. Accesso alle presenti Politiche Questa politica è disponibile sul sito intranet del Gruppo Glencore e/o localmente sul sito intranet e/o sito web di ogni uf˜cio o sede di attività pertinente. GLENCORE POLITICA DI SEGNALAZIONE 8 8
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Parlare apertamente Conseguenze Ognuno di noi è responsabile del rispetto degli impegni presi. Glencore si aspetta che i propri dipendenti e appaltatori parlino apertamente e segnalino problemi relativi a possibili violazioni del Codice di Condotta e di questa politica presso il proprio manager, supervisore o attraverso altri canali di segnalazione disponibili. Il nostro Programma di segnalazione dei problemi è disponibile sia per i dipendenti che per gli esterni. Glencore prende sul serio le segnalazioni e le affronta con prontezza. Non tollera la ritorsione nei confronti di chi parla apertamente di comportamenti che ritiene essere contrari all™etica, illegali o non in linea con il nostro Codice di Condotta e le nostre politiche, anche se il problema segnalato risultasse infondato, e purché non sia stato segnalato un problema consapevolmente falso. Risorse aggiuntive I nostri Valori Codice di Condotta Politica di Governance delle Informazioni Le nostre politiche sostengono i nostri Valori e il nostro Codice di Condotta e ri˚ettono ciò che è importante per noi. Affrontiamo seriamente eventuali violazioni delle nostre politiche. A seconda della gravità della violazione, le conseguenze possono andare dall™ammonimento al licenziamento. GLENCORE POLITICA DI SEGNALAZIONE 9
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EMAILWEB Glencore plc Baarermattstrasse 3 CH-6340 Baar Switzerland +41 41 709 2000 +41 41 709 3000 info@glencore.com glencore.com TEL Compliance del gruppo 01.06.2021 1.0 Questa politica è stata approvata dal Consiglio di Amministrazione di Glencore plc. EMESSO DA: EMESSO IL: VERSIONE FAX Approvvigionamento responsabile di beni che migliorano la vita quotidiana Il nostro Scopo
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