Überprüfung des PDF Dokuments . Formularerstellung im PDF Dokument mit Acrobat DC . Hinweis: „pdf“ nicht zusätzlich im Dateinamen unterbringen.
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2 Inhalt Formularerstellung mit Word und PDF . 3 Hinweise zur Anleitung . 3 Vorbereitungen in der Word Datei 3 Word -Dokument aufbauen und gestalten . 3 Kriterien zur Umsetzung, die eine hohe Rezipierbarkeit berücksichtigen . 4 Formularfelder in Word erstellen 5 Ausfüllbare Felder über Tabellen .. 5 Auswahlboxen erstellen .. . 6 Überprüfung der Barrierefreiheit 7 Überprüfung im Word -Dokument . .. 7 Überprüfung des PDF Do kuments . .. 8 Formularerstellung im PDF Dokument mit Acrobat DC . 9 Vorbereitung . 9 Formularfeldbearbeitun g in Acrobat DC .. .. . 10 PDF Formular mit erweiterten Funktionen speichern 12 Überprüfung des erstellten PDF -Formulars 12 Nachträgliche Korrekturen ..12 Im PDF Dokument ..12 Im Word Dokument . .. ..13 Erleichterung durch Übernahme von Formularfeldern über kopieren und einfügen ..13
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3 Formularerstellung mit Word und PDF Hinweise zur Anleitung Die vorgestellte Anleitung zur Formularerstellung wurde auf Basis der Programme Word 2019 und Adobe Acrobat DC im Oktober 2021 nach bestem Wissen und Gewissen erstellt. Ziel dieser Anleitung ist, dass das Ergebnis nach Umsetzung eine zugängliche Form hat und so eine barrierefreie Handhabung möglich ist. Vorbereitungen in der Word Datei Zunäch st wird eine Word Datei angelegt, die folgende Maßnahmen erfordert. 1. Dateiname klein schreiben und ohne Sonderzeichen und Umlaute vergeben Beispiel: erfassungsbogen -teilnahme.docx Hinweis: —pdffi nicht zusätzlich im Dateinamen unterbringen. Der Dateitype .do cx wird bei PDF Erzeugung mit .pdf ersetzt ! 2. Im Reiter Datei unter Eigenschaften einen Titel eintragen. Hinweis: Der Titel im Dokument als Formatierung reicht nicht aus! Word -Dokument aufbauen und gestalten Die Worddatei ist die Basis und Herzstück für das Formular. Es sollte daher immer mitgeführt werden, da textliche und gestalterische Änderungen immer nur hier vorgenommen werden.
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4 Kriterien zur Umsetzung, die eine hohe Rezipierbarkeit berücksichtigen 1. Gut leserliche Schrift auswählen (z.B. Hausschrift der FernUniversität – Frutiger) 2. Inhaltlich unwichtige Informationen in Kopfzeile unterbringen (z.B. Logo) 3. Linksbündig schreiben – So ist immer der Zeilenanfang bei Vergrößerungen sichtbar. 4. Keine Unterstreichung im Text – Dies kann bei Farbblindheit als L ink interpretiert werden. 5. Möglichst auf zusätzlich eingefügte Textfelder , Schnellbausteine, WordArt oder Initialien verzichten (Reiter einfügen Œ Textfeld) ! Bei notwendigen eingefügten Textfeldern später die Lesereihenfolge überprüfen! 6. Hinreichenden Kont rast beachten – so ist eine gute Lesbarkeit zu gewährleistet. Kontrolle z.B. über: https://webaim.org/resources/contrastchecker/ 7. Ausreichenden Abstand zwischen Zeilen und Absätzen formatieren – Zu enge Abstände erschweren die Leserlichkeit 8. Strukturierung des Dokuments mit Überschriften – Nur so bekommt das Dokument Lesezeichen, die nach den Überbegriffen angesprungen werden und es erschließt sich die Struktur des Inhaltes. 9. Überschrift 1 vergeben . Bei weiteren Überschriften hierarchisch nach unten vorgehen. Also danach Überschrift 2, Überschrift 3 usw. 10. Überschriften themenbezogen setzen – Dies erleichtert den Überblick bei dem —schnellen durchgehenfi des Dokuments. Zudem hat dies Vortei le bei der Suchmaschinenoptimierung. 11. Tabellen nicht zu Layoutzwecke n benutzen, sondern nur für Sachverhalte , die sich spalten – oder zeilenweise zuordnen lassen. Dabei die Tabellen so klein wie möglich halten und ggf. mit Zwischenüberschriften mehrere klein e Tabellen gestalten. 12. Listen als Aufzählung oder Nummerierung formatieren
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5 13. Bei notwendigen Abbildungen Alternativtext vergeben Formularfelder in Word erstellen Um beim Formular ausfüllbare Felder oder anklickbare Auswahlboxen zu erhalten, müssen diese im Word -Dokument angelegt werden und leer sein. Ausfüllbare Felder über Tabellen 1. Tabelle mit Kopfzeile anlegen 2. Später auszufüllende Zellen zum Formular leer lassen. Hinweis: Leere Tabellenfelder werden bei der späteren Umwandlung in ein PDF Formular als Eingabefelder ausgegeben. 3. Bei Tabelleneigenschaften (rechte Maustaste) —Gleiche Kopfzeile auf jeder Seite wiederholen fi anklicken Tabellenbeispiel: Name, Vorname Matrikelnummer
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6 Auswahlboxen erstellen Dazu gibt es mehrere Möglichkeiten. Es eignen sich jedoch nicht alle Wordmodule für die Umsetzung der Formularfelder im PDF. Zwei Varianten werden hier vorgestellt. Als Checkliste 1. Checkliste als Liste formatieren über Listenvorzeichen neues Listenvorzeich en über Symbol Œ Wingdings definieren und einfügen 2. Dort Kontrollkästchenelement einfügen und leer lassen Beispiel: Ja Nein Unentschlossen Kontrollfelder über Entwicklertools erstellen 1. Unter —Datei – Optionen fi —Menüband anpassen fi — Entwicklertools fi an wählen, welches dann als Reiter in Word angezeigt wird. 2. Dort das Kontrollkästchensteuerelement einfügen und leer lassen! Hinweis: Die anderen Steuerelemente eignen sich nicht für ein PDF Formular und sind ausschließlich für die Erstellung von Word -Formular en geeignet !
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8 Überprüfung des PDF Dokuments Bevor Sie zur Formularerstellung fortfahren überprüfen Sie das PDF im installierten PAC , ob die Umsetzung auch dort strukturell richtig umgesetzt wurde. Den PAC können Sie von folgender Adresse installieren. https://www.access -for -all.ch/ch/ pdf -accessibility -checker -pac.html 1. Im Screenreader Preview des PAC können Sie nachvollziehen, ob die Struktur und Formatierung richtig umgesetzt wurden. 2. Überflüssige Leerzeilen (p) und unrichtige Formatierungen korrigieren Sie bitte im Word -Dokument . Diese erst in Word abspeichern und dann wieder als PDF generieren und den Vorgang so lange wiederholen, bis die Struktur im PAC korrekt wiedergegeben wird.
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9 Formularerstellung im PDF Dokument mit Acrobat DC Hinweis: Der Acrobat Reader reicht für diese Aktio n nicht aus! Vorbereitung 1. Vorbereitetes PDF öffnen und im Menüband rechts a. —Mehr Werkzeuge fi anwählen b. dann — Formular vorbereiten fi hinzufügen c. Button — Formular vorbereiten fi aktivieren d. Die automatische Erkennung von Formularfeldern starten Die leeren Felder werden als Eingabefelder erkannt, bekommen automatisiert Namen. Die vergebenen Namen können Sie im Nachhinein über die rechte Maustaste ändern.
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10 Formularfeldbearbeitung in Acrobat DC Felder überprüfen und benennen 1. Bei der automatischen Erstellung der Eingabefelder kann es zu falschen Interpretationen der Felder kommen. Checken Sie zunächst, ob in Ihrem Dokument überflüssige Felder erkannt wurden. Diese können Sie über —entfernen Tastefi einfach löschen . 2. Die Felder Name und QuickInfo werden automatisiert benannt und mit —Row1, Row2– usw. ergänzt. So entstehen keine Doppelungen der Namen. 3. Mit Doppelklick auf das Feld geben Sie bei Textfeld – Eigenschaften Œ unter dem Reiter Allgemein bei QuickInfo den Text ein, der im Formular angefragt werden soll, wie hier im Tabellenbeispiel Name, Vorname . Schriften der Formularfelder formatieren Um passend formatierte Einträge zu generieren, kann das Erscheinungsbild nachträglich bearbeitet werden. Im fertigen Formular springt s o der Curser beim Ausfüllen des Formulars immer zu Anfang des Feldes und kann so besser wahrgenommen werden. Schriftart und Schriftgröße wird in den auszufüllenden Feldern der Ausgabe identisch dargestellt. Dazu sind folgende Vorbereitungen erforderlich: 1. Textfeld(er) markieren und über die rechte Maustaste Eigenschaften anwählen und dann unter dem Reiter Erscheinungsbild den gewünschten Schriftgrad und Schrifttype bestimmen 2. Dann unter dem Reiter Optionen – Ausrichtung – links anwählen
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11 Checkboxen formatieren 1. Die in Word erstellten leeren Checkboxen zunächst mit entsprechender QuickInfo versehen. 2. Unter Optionen lassen sich die entsprechende Kontrollkästchen -Eigenschaften vergeben. Zur Auswahl stehen: Häkchen. Kreis, Kreuz; Karo, Quadrat und Stern . Im Beispiel wurde Quadrat umgesetzt. Reihenfolge der Formularfelder Unter Felder im rechten Bildschirm wird die Reihenfolge der Formularfelder dargestellt. Die Formularfeldreihenfolge ist wichtig, damit das Formular in der richtigen Reihenfolge ausgef üllt wird, wenn über die Tab -Taste von Feld zu Feld gesprungen wird. Unter Felder können sie die Reihenfolge überprüfen und ggf. durch verschieben korrigieren . Wenn alle Felder entsprechend bearbeitet wurden speichern Sie das Basisdokument. Die Feldeint räge und Formatierungen sind nun gespeichert
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