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FORMULACIÓN DE UN PROYECTO DE GESTIÓN DE PROVEEDORES, SEGÚN METODOLOGÍA PMI AUTOR Fabio Alberto Londoño Acevedo Ingeniero Industrial acevedo_17london@hotmail.com de Especialización en Gerencia Integral TUTOR Ing. Freddy León Reyes M.Ed. Ingeniero de Sistemas con énfasis en software de la Universidad Antonio Nariño, Especialización y Diplomado en Docencia de la Universidad Militar Nueva Granada, Diplo mado en Comercio Electrónico de la Universidad Externado de Colombia, Magister en Educación de la UMNG. Desde 1997 a 1999 se desempeñó como Administrador de las salas de Informática de la Universidad Externado de Colombia, de 2002 a 2003 fue Coordinador de Proyectos para Instituciones Educativas, Desde 2007 y actualmente es Coordinador de los laboratorios del Programa de Ingeniería en Multimedia. UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA FACULTAD DE INGENIERÍA ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA INTEGRAL DE PROYECTOS JU NIO DE 2016 brought to you by COREView metadata, citation and similar papers at core.ac.ukprovided by Repositorio Documental UMNG
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FORMULACIÓN DE UN PROYECTO DE GESTIÓN DE PROVEEDORES, SEGÚN METODOLOGÍA PMI FORMULATION OF A PROJECT FOR THE MANAGEMENT OF SUPPLIERS, ACCORDING TO THE METHODOLOGY PMI Fabio Alberto Londoño Acevedo Especialista en Gerencia Integral de Proyecto s, Ingeniero Industrial. Universidad Militar Nueva Granada . Bogotá, Colombia acevedo_17london@hotmail.com RESUMEN El presente artículo brinda solución desde la Ingeniería a una problemática del área de proveedores y compras , por medio de la aplicación de la metodología PMI, a través del diseño de la WBS y estimación del Costo Beneficio. Dentro de la cadena de abastecimiento de una empresa, el proceso de selección de proveedores y cotización de los b ienes y servicios, son fundamentales, por ello mediante PMBOK (Quinta Edición), se abarco la triple restricción de un proyecto, Alcance, Tiempo y Costos, con el fin de optimizar los tiempos de gestión dentro del proceso. El modelo SUPPLY CHAIN BASE se ajus ta a cualquier organización, los beneficios y eficiencias que se pueden llegar a alcanzar justifican la inversión inicial, posteriormente durante la vida útil de una compañía solo incurrirán en un costo por la cantidad de registros anuales que deseen adqui rir. Palabras Clave: PMI, WBS, CADENA DE ABASTECIMIENTO, PROVEEDORES, TRIPLE RESTRICCIÓN.
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ABSTRACT The present article provides solution from engineering to a problem in the area of suppliers and purchases, by means of the application of the methodolog y PMI, through the design of the WBS and estimate of the cost – benefit. Within the supply chain of a company, the process of selecting suppliers and prices of the goods and services are fundamental for this through PMBOK (Fifth edition), abarco triple res triction of a project, Scope, time and costs, in order to optimize the time of management within the process. The model SUPPLY CHAIN BASE fits any organization, the benefits and efficiencies that can be reach justify the initial investment, later during th e life of a company only incur a cost by the amount of annual records who wish to acquire. Keywords: PMI, WBS, SUPPLY CHAIN, SUPPLIERS, TRIPLE RESTRICTION. INTRODUCCIÓN Sin duda dentro de la cadena de suministro de cualquier empresa, es fundamental cont ar con proveedores, que estén alineados a las políticas y estrategias de la organización, así mismo que generen valor a los bienes y servicios de cada entidad. Los aliados estratégicos tienen un impacto en el Core del negocio en cualquier empresa, los prov eedores satisfacen las necesidades de bienes y servicios de las compañías, desde una silla, hasta el diseño, implementación y soporte IT. aliados estratégicos. Porque no se tra ta de empresas que venden productos o que ofrecen servicios de la manera tradicional, sino que deben entender el negocio del cliente, con frecuencia sus empleados trabajan en las oficinas de este, deben alinear sus tiempos y coordinar actividades; en otras palabras, trabajar como verdaderos aliados para que ambas partes obtengan los resultados esperados, y para que el cliente pueda confiar y concentrarse [1] Cada vez toma más fuerza para las empresas, el concepto de aliado estr atégico, no solo por su definición sino por su impacto en Core del negocio que tienen sus proveedores, hacerlos parte de sus principios, valores y planeación estratégica, que sean ellos quienes les permitan ser competitivos en mercado, no solo a nivel naci onal sino mundial; hoy en día las organizaciones invierten en sus proveedores, en formación gerencial, servicio y siendo parte del crecimiento de las mismas. El que las entidade los 30 millones de dólares, Codelco ha desarrollado un total de 29 iniciativas, de las
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cuales 17 finalizaron y 12 se encuentran en ejecución. Tras casi cuatro años de implementación, el p rograma implementado en conjunto por BHP – Billiton y Codelco Proveedores de Clase Mundial, avances, oportunidades y desafíos para su escalamiento” realizado en Expomin, se llevó a cab o con el apoyo de InnovaChile de [2] En el sector público, la vinculación o contratación de proveedores se encuentra reglamenta en el Estatuto General de Contratación de la Administración Públ i ca en Colombia, Ley 80 DE 1993 . [3] . Así mismo el gobierno cuenta con un portal de contratación pública, www.colombiacompra.gov.co , esenciales de la compra y la contratación pública. La política pública del Esta do se materializa a través de la provisión de bienes, obras y servicios que ofrecen proveedores de diversas regiones en Colombia y de numerosos países en el mundo. Las herramientas que ofrece Colombia Compra Eficiente a los proveedores están orientadas a f acilitar su participación y promover los procesos de contratación competitivos . [4 ] No obstan te en el sector privado cada uno de ellos establece sus políticas, procesos y procedimientos para la vinculación de proveedores, tanto persona natura l como jurídi ca. De acuerdo a lo anterior, mediante la aplicación de los lineamientos del PMBOK y la formulación de un proyecto de gestión de proveedores, con base en la metodología PMI, brindará respuesta desde la ingeniería a este proceso de proveedores y compras . Por lo cual, se realizará el desarrollo de un modelo general de la WBS y análisis costo – beneficio de la SUPPLY CHAIN BASE par a una entidad pública o privada, que les permita la optimización del tiempo, así como garantizar que sus proveedores cumplan co n los criterios de vinculación. 1. MATERIALES Y MÉTODOS Con el propósito de realizar la formulación de un proyecto de gestión de proveedores, según metodología PMI , los puntos a desarrollo son Gestión del Alcance, Gestión del Tiempo y Gestión de los Costos . 1.1 Contexto general E l área de outsourcing y compras de una empresa es la encargada de satisfacer las necesidades básicas de la compañía, son fundamentales en la cadena de abastecimiento, con el fin de cumplir las expectativas de sus clientes.
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Con ba se en lo anterior, es fundamental contar con proveedores que se ajusten a las políticas y proceso de vinculación de la empresa , así mismo para compras es importante tener proveedores calificados, por otra parte tener por cada Bien y/o Servicio mínimo tres (3) proveedores, los cuales les permitirá analizar las tarifas del mercado, le brinda transparencia al proceso y a si mismo les permite optimizar el tiempo de respuesta y gestión en la compra de Bienes y/o Servicios. Por ello se realizará el diseño y const rucción de la SUPPLY CHAIN BASE, así mismo se evaluar án las necesidades básicas de la organización y a través de una alianza con la Cámara de Comercio de Bogotá, brindarles a l área proveedores y compra s aliados estratégicos que se ajustan a las políticas d e la empresa. 1.2 Diseño del modelo de gestión El punto de partida en el Diseño del modelo de gestión es el Alcance del Proyecto, necesarios para garantizar que el proyect o incluya todo el trabajo requerido y únicamente el trabajo para completar el proyecto con éxito. Gestionar el alcance del proyecto se enfoca primordialmente en definir y controlar qué se incluye y qué no se incluye en el proyecto . [ 5 ] 1.2 .1. Alcance del proyecto Diseñar un modelo general de la WBS y análisis costo – beneficio de la SUPPLY CHAIN BASE para una entidad pública y/o privada, para la optimización del tiempo y gestión en el proceso de compra de bienes y servicios, mediante la cual el analista o profesional puede identificar, conocer y contactar a un proveedor que se ajuste a las políticas de la empresa, no abarca la implementación del mismo. 1.2.2 . Identificación de actividades Tabla 1 . Identificación de Actividades No ACTIVIDAD 1 Identifica ción del problema 2 Definir las políticas de Vinculación y Compras 3 Definir las variables de acuerdo al tamaño
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del proveedor 4 Diseñar los procedimientos de Proveedores y Compras 5 Diseñar el diagrama de flujo 6 Diseñar la plantilla 7 Escoger la m ejor alternativa 8 Envió Bases de datos a la CCB 9 Recepción y cargue de datos 10 Estimación de tiempos 11 Identificar los responsables 12 Establecer indicadores de gestión 13 Identificar y establecer las herramientas de control de los procesos 14 Evaluar resultados obtenidos 15 Análisis costo – beneficio 16 Acta de cierre del Proyecto 1.2 .3 . Estructu ra de desglose del trabajo WBS /EDT La EDT para el proyecto es la siguiente , en donde se muestra la est ructura de desglose del trabajo en donde incluyen únicamente los entregables del proyecto. Figura 1. Estructura de Desglose De Trabajo – EDT 1.2 . 4. Diccionario de la WBS/EDT (Estructura de Desglose de Trabajo) Con la EDT dis eñada se realiza el diccionario, es un documento que proporciona i nformación detallada sobre los entregables, actividades y programación de cada uno
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1.3.2 Lista de Parámetros Criterios de antigüedad, actividad económica, tamaño, ventas, objeto social, datos básicos, activos, pasivos 1.3.3 Base CCB Matriz con los registros de los proveedores que se ajustan a los parámetros 1.4 Supervisión y Control Establecer los controles y herramientas que permitan realizar supervisión y control al proceso 1.4.1 Aseguramiento de la Calidad Conjunto de actividades que garantizaran el cumplimien to de los requisitos mínimos del proceso 1.5 Cierre Actividad encaminada al cierre del proyecto 1.5.1 Acta de Cierre Documento soporte mediante el cual se da por finalizado en proyecto 1.4 .1. Identificar el problema El proyecto se encuentra enfocado en brindar una solución a la problemática que presenta el área de outsourcing y compras. Durante el proceso de compras cada analista o profesional debe invertir un tiempo determinado para identificar, contactar y cotizar un determinado elemento tangible o intangible, debido a que no cuenta con proveedores calificados y/o suficientes para satisfacer la cadena de abastecimiento de la entidad. Se busca la optimización del proceso de benchmarking en las áreas de compras de cualquier organización, facilitando la identificación, contacto y cotización por medio de una herramienta, la cual contenga información específica de los proveedores, bajo unos criterios y políticas definidas. A través de la metodología del árbol de problemas se identifican las causas y efecto s, en el cual se parte de la problemática para identificar la solución.
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1.4.3. Supuestos La SUPPLY CHAIN BASE esté disponible a través de una carpeta compartida, para facilitar su consulta o por medio de una URL. Las bases enviadas por la Cámara de Comercio de Bogotá, se integren con la plantilla que será diseñada. 1.4.4. Restricciones Falta de cultura organizacional para la implementación del proyecto. Falta de presupuesto para la compra de registros a la Cámara de Comercio de Bogotá. Limitación en los recursos para el desarroll o e implementación del proyecto. 1.4.5. Posibles Riesgos Personal sin capacitación para utilizar la SUPPLY CHAIN BASE . Alteración y/o eliminación de los datos a través de la carpeta compartida. 1.5 Políticas de compras y vinculación de proveedores Se es tablecen unas políticas generales tanto para el proceso de vinculación como para la compra de bienes y/o servicios, para garantizar la transparencia y objetividad del proceso. Tabla 3 . Políticas de Vinculación Políticas de Vinculación Descripción Antigüed ad y/o Experiencia 1. Para persona jurídica la antigüedad mínima requerida es de un (1) año, a partir de la fecha de constitución en Cámara y Comercio, así mismo deberá adjuntar tres (3) certificaciones comerciales. 2. Para persona natural o con establecim iento no aplica antigüedad, sin embargo deberá avalar su experiencia a través de dos (2) certificaciones comerciales.
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Objeto Social 1. El objeto social de la empresa debe ser acorde con el bien y/o servicio a contratar. 2. Para persona natural o con esta blecimiento la actividad económica principal en el Rut (CIIU), será únicamente la autorizada para contratar. Financiero Todos los proveedores sin excepción deberán presentar balances o extractos para persona natural, en donde las ventas netas o ingresos anuales sean igual o mayor al valor a contratar. Cobertura Para aquellos proveedores que Sarlaft Ningún proveedor deberá estar reportado en listas cautelares (OFAC y ONU) Documentación Deberá radicar los documentos estipulados en el Anexo 1, DOCUMENTOS DE VINCULACIÓN Tabla 4 . Políticas de Compras Políticas de Compras Descripción Cotización 1. Por cada bien y/o servicio deberá cotizar con mínimo tres (3) proveedores. 2. Las especificaciones técnicas deben ser iguales para todos. 3. Los tiempos de re cepción de las cotizaciones debe ser estándar. 4. Para la compra de elementos específicos, se realizara con un solo proveedor, con el visto bueno del coordinador de compras. Selección 1. Sera elegido aquel proveedor que cumpla con los siguientes criterios : Calidad Precio Servicio
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