El proceso centralizado es tal vez la forma menos costosa para las CACs, ya que les y los desarrollos de sistemas suelen ser costosos.
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DGRVDGRVConfederaciŠn Alemana de CooperativasConfedera“‰o Alem‰ das CooperativasCosto de Tecnolog™ade InformaciŠn y ComunicaciŠnpara Cooperativas de Ahorro y Cr”dito-IdentificaciŠn, eficientizaciŠny soluciones factibles–Primer Documento de Trabajode la Red Latinoamericana de Tecnolog™a de InformaciŠn y ComunicaciŠnpara Cooperativas de Ahorro y Cr”dito de Am”rica Latina y el Caribe-çlvaro Dur⁄nDGRV San Jos” / Costa RicaOficina Coordinadora paraAm”rica Latina y el CaribeJorge F. Vargas OrtegaSanta Cruz / Boliviawww.dgrv.orgP⁄gina web en espaŒolWebsite em portugu”sSan Jos” y Santa Cruz, Septiembre 2003
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657.97D948cDur⁄n, çlvaroCosto de tecnolog™a de informaciŠn y comunicaciŠnpara Cooperativas de Ahorro y Cr”dito -identificaciŠn,optimizaciŠn y soluciones factibles çlvaro Dur⁄n, JorgeVargas. 1». ed.– San Jos”, C.R. : ConfederaciŠn Alemanade Cooperativas (DGRV), 2003.27 p.; 21 x 14 cm.ISBN 9968-913-12-X1. Cooperativas Ð AutomatizaciŠn. 2. Tecnolog™a dela informaciŠn Ð Costos,. I Vargas, Jorge. II. T™tulo© 2003.Prohibida su reproducciŠn total o parcial sin previa autorizaciŠn escrita de laDGRV San Jos”.
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DGRV – Septiembre 2003Costos de Tecnolog™a de InformaciŠn y ComunicaciŠn3Costo de Tecnolog™ade InformaciŠn y ComunicaciŠnpara Cooperativas de Ahorro y Cr”dito-IdentificaciŠn, eficientizaciŠny soluciones factibles-çlvaro Dur⁄naduran@dgrv.orgDGRV San Jos”Jorge F. Vargas Ortegaproesabol@entelnet.boSanta Cruz / BoliviaI. IntroducciŠnDesde hace algunos aŒos la industria financiera viene haciendo uso de las nuevastecnolog™as para mejorar sus procesos y servicios. Ser™a imposible pensar hoy en d™a contodo el volumen de informaciŠn que manejan, y los desarrollos tecnolŠgicos alcanzados,que las entidades financieras no hubieran realizado innovaciones o diseŒado nuevosproductos, por m⁄s conservadores que pudiera consider⁄rseles y aunque los procesos deinnovaciŠn e incorporaciŠn de tecnolog™a no han sido uniformes, grandes cantidades dedinero se siguen invirtiendo para hacer los sistemas m⁄s r⁄pidos, ⁄giles y eficientes a la vezque ganar cuotas de mercado. Algunos rasgos de estas innovaciones sin embargo, soncomunes a todos los procesos; en un principio las tecnolog™as han sido utilizadas con finesde automatizaciŠn, reducciŠn de costos e incremento del control y la seguridad.Posteriormente ellas vienen siendo utilizadas para hacer innovaciones que generen ventajascompetitivas entre las diversas entidades.Las innovaciones recientes en el ⁄rea de las tecnolog™as aplicadas a la actividad financiera,las innovaciones experimentadas en la tecnolog™a de los cajeros autom⁄ticos que introdujofacilidad, comodidad y seguridad para beneficio de los clientes la evoluciŠn recienteobservada en los servicios bancarios por Internet, son elementos tecnolŠgicos de especialsignificaciŠn para el desarrollo de las finanzas en las operaciones de las Cooperativas deAhorro y Cr”dito (CACs).
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DGRV – Septiembre 2003Costos de Tecnolog™a de InformaciŠn y ComunicaciŠn4Las mejoras tecnolŠgicas sobre seguridad en cuanto a identificaciŠn personal, el ⁄mbitoindividual de las entidades financieras el tema del comercio electrŠnico y el papel quetendr⁄n las Cooperativas en cuanto en su desarrollo futuro son elementos primordiales a lahora de establecer criterios sobre el desarrollo tecnolŠgico del sector.Cada d™a el reto que enfrentan las empresas en el ⁄rea de tecnolog™a de informaciŠn es cadavez mayor, debido a la necesidad de generar una administraciŠn adecuada del costo de susrecursos. Uno de sus principales retos es como lograr mayor eficiencia en el uso de latecnolog™a a trav”s de la identificaciŠn adecuada de sus costos en aras de maximizar susbeneficios. No cabe duda, que el sŠlo uso de Tecnolog™a de InformaciŠn y ComunicaciŠn(TIC), significa ahorro de dinero, en procesos, personal, administraciŠn, y estar al d™a contecnolog™a de punta puede significar el ”xito de la empresa.Pero este costo de TIC no sŠlo est⁄ compuesto de los elementos tangibles, tales como elhardware, software y aplicaciones, entre otros, sino tambi”n incluye costos intangibles quese originan del personal, los procesos y la propia tecnolog™a.II. Antecedentes: la tecnolog™a en la industria financieraEs de todos conocido que el negocio y la actividad financiera, por manejar grandes bases dedatos, de clientes, cuentas, cotizaciones, transferencias, fondos y otros est⁄ ligadoestrechamente con la informaciŠn, lo que le hace propicio liderar innovaciones constantes;pero tambi”n es cierto que las Cooperativas son una de las organizaciones m⁄sconservadoras, por lo que ellos deben ofrecer, a la vez que productos novedosos, seguridada toda prueba en un negocio en el que la confianza lo es todo.La globalizaciŠn, que ha introducido a los mercados nuevos competidores, junto con ladesregulaciŠn y liberalizaciŠn de la actividad bancaria, es uno de los factores que ejercemayor presiŠn para bajar los costos y brindar, a la vez, mejores servicios.Al presente las CACs est⁄n experimentando en general una gran presiŠn competitiva quelas est⁄ obligando a revisar sus m”todos y herramientas utilizadas para proporcionar susservicios financierosAfortunadamente, la industria financiera cuenta hoy en d™a con diversos recursos ysoluciones disponibles; y esto gracias al desarrollo reciente de la tecnolog™a y lascomunicaciones.1. Tecnolog™a, evoluciŠn recienteJunto con el ambiente, la tecnolog™a es una variable independiente que influyepoderosamente sobre las caracter™sticas organizacionales, todas las organizacionesutilizan alguna forma de tecnolog™a para ejecutar sus operaciones y realizar sus tareas, latecnolog™a es el instrumento que se desarrolla en las organizaciones, en general, y en lasempresas, en particular a trav”s de conocimientos acumulados y desarrollados sobre el
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DGRV – Septiembre 2003Costos de Tecnolog™a de InformaciŠn y ComunicaciŠn5significado de la ejecuciŠn de tareas, la tecnolog™a ‘es utilizada para transformar elementosmateriales (materias primas, componentes, bienes y servicios modificando su naturaleza osus caracter™sticas).2. Algunas conceptualizaciones de tecnolog™a! Es el conjunto organizado de conocimientos aplicados para alcanzar un objetivoespec™fico, generalmente el de producir y distribuir un bien o servicio! Es un conjunto ordenado de instrumentos, conocimientos, procedimientos ym”todos aplicados en las distintas ramas industriales.! Es una actividad socialmente organizada, planificada que persigue objetivosconscientemente elegidos y de caracter™sticas esencialmente pr⁄cticas.3. Caracter™sticas de la tecnolog™aLa tecnolog™a tiene ciertas caracter™sticas generales, como lo son: la especializaciŠn, laintegraciŠn, la discontinuidad y el cambio.Como la tecnolog™a aumenta la especializaciŠn tiende a aumentar. La integraciŠn es muchom⁄s dif™cil en una sociedad de alta tecnolog™a que en la de menor tecnolog™a, porque laprimera tiende a hacer m⁄s complejo un sistema y sus partes m⁄s interdependientes.El flujo de tecnolog™a no es una corriente continua, sino m⁄s bien una serie dedescubrimientos de nuevos avances. La revoluciŠn tecnolŠgica, produce tal vez, con ciertademora una revoluciŠn social paralela, ya que, tienen cambios tan r⁄pidos que van creandoproblemas sociales mucho antes de que la sociedad sea capaz de encontrar soluciones.4. Impacto de la tecnolog™aLa influencia de la tecnolog™a sobre la organizaciŠn y sus participantes es muysignificativa, en resumen podr™amos seŒalar que:! La tecnolog™a tiene la propiedad de determinar la naturaleza de la estructuraorganizacional y el comportamiento organizacional de las empresas. Se habla deimperativo tecnolŠgico cuando se refiere al hecho de que es la tecnolog™a la quedetermina (y no influencia simplemente) la estructura de la organizaciŠn y sucomportamiento. A pesar de lo exagerado de esta afirmaciŠn, no hay duda alguna de
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DGRV – Septiembre 2003Costos de Tecnolog™a de InformaciŠn y ComunicaciŠn6que existe un fuerte impacto de la tecnolog™a sobre la vida, naturaleza y funcionamientode las organizaciones.! La tecnolog™a, esto es, la racionalidad t”cnica, se volviŠ sinŠnimo de eficiencia. Laeficiencia se volviŠ al criterio normativo por el cual los administradores y lasorganizaciones se acostumbran a ser evaluados.! La tecnolog™a, en nombre del progreso, crea incentivos en todos los tipos de empresas,para llevar a los administradores a mejorar cada vez m⁄s su eficacia, pero siempredentro de los l™mites del criterio normativo de producir eficiencia.La tecnolog™a inform⁄tica est⁄ alterando la naturaleza y el curso futuro de la econom™a,incrementando el flujo de productos y servicios, creando nuevos y alterando la forma enque una compaŒ™a responde a una demanda y lanzando una supercarretera de informaciŠnque nos lleva a la globalizaciŠn de productos y mercados financieros. Las computadorasest⁄n cambiando las relaciones entre las labores y la organizaciŠn, enfrentando latradicional jerarqu™a de administraciŠn, cambi⁄ndola de una forma piramidal a unaestructura m⁄s plana. La tecnolog™a de informaciŠn naciŠ junto con la primera computadora de bulbos, luegosurgiŠ la tecnolog™a de semiconductores y con ella los transistores. Gracias a la tecnolog™adisponible se pudieron lograr los circuitos integrados, tal vez el invento mas importante delsiglo 20. El diseŒo asistido por computadoras disponible en ese entonces hizo posible queel costo de diseŒar tecnolog™a de informaciŠn se transformara. Se dice que ahora contamoscon m⁄s poder de cŠmputo en un auto familiar que en la nave que puso al hombre en laluna. Esto nos hace pensar: ÀQu” podemos hacer con todo este poder?III. Porqu” medir el costo de TIC?Muchos administradores no generan procesos de mediciŠn de costos en su TIC, originandoun desconocimiento estructural en los procesos de desarrollo innovaciŠn, actualizaciŠn ymantenimiento, en muchos casos los costos se presentan extra presupu”stales, afectando nosolo a los procesos de rentabilidad, sino tambi”n a criterios de eficiencia y eficacia en laadministraciŠn de servicios.El costo de TIC lo podemos dividir en dos grandes ⁄reas:1. Costo total de propiedad (TCO)2. Costo de procesamiento1. Costo total de propiedadEn general toda organizaciŠn hoy en d™a necesita de la TIC, de lo contrario estar™aquedando rezagada. La TIC le permite mejorar diferentes procesos como la toma oportuna
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DGRV – Septiembre 2003Costos de Tecnolog™a de InformaciŠn y ComunicaciŠn8Las empresas que se concentran agresivamente en implementar este tipo de iniciativas, porlo general, perciben grandes beneficios de eficiencia, as™ como reducciones uoptimizaciones considerables en el costo de TIC. Para poder lograr el mejor resultadoposible, es importante aplicar las Mejores Pr⁄cticas en estas tres ⁄reas:Ø Personal: Con el fin de lograr una mayor eficiencia en el uso del recurso humano sehace necesario un adecuado entrenamiento de los usuarios y del personal de TIC,con esto se logra que el personal pueda utilizar con eficiencia los procesos ytecnolog™as que contribuyen al desarrollo de sus labores diarias.Ø Procesos: AutomatizaciŠn y agilizaciŠn de tareas, abarcando desde laadministraciŠn de los recursos de hardware hasta las actualizaciones de software yuso de sistemas de respaldo y restauraciŠn automatizados.Ø Tecnolog™a: ImplementaciŠn de las tecnolog™as de inform⁄tica que le ayudan aoptimizar las tareas que sus empleados deben llevar a cabo d™a a d™a, evitando alm⁄ximo la p”rdida de productividad.1.2 CŠmo eficientizar la empresa en inversiones de TICLa eficiencia permite la maximizaciŠn de los beneficios. Las CACs son empresas quedeben generar rentabilidad tanto para crecer como para darle un valor agregado a lainversiŠn que realizan los asociados. Es comœn, hoy en d™a las grandes inversiones en TICque no siempre resultan exitosas, debido a factores como falta de planificaciŠn, deficientegestiŠn en el ⁄rea de tecnolog™a, y muchas veces no existen reglas claras en la definiciŠn delos proveedores, equipo a comparar y software, soporte y mantenimientos.Por lo tanto, el ”xito de estos se puede obtener por medio de la eficientizaciŠn de losprocesos y a trav”s de lo siguientes consejos que brindan empresas de prestigio comoCOMPAQ o IBM:Ø Reducir la complejidad del sistema: Se debe tomar en cuenta en que los productosest”n diseŒados para garantizar m⁄xima confiabilidad, administraciŠn remota yfacilidad de mantenimiento.Ø Reducir la complejidad de la administraciŠn: Mediante soluciones cliente/servidor,est⁄ndares en la industria, ayudan a crear un ambiente de TIC uniforme que reducetanto los costos de administraciŠn como los de la mesa de ayuda y soporte t”cnico.Ø Reducir la complejidad de las soluciones: Contratar soluciones integradas m⁄sf⁄ciles de implementar, administrar y soportar.Ø Reducir la complejidad del servicio: Puntos de servicio ⁄giles para administrar elhardware y software de un grupo heterog”neo de aplicaciones.Ø Reducir la complejidad del soporte: Obtener soporte adecuado para las diferentestecnolog™as con que generalmente cuenta una empresa.
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DGRV – Septiembre 2003Costos de Tecnolog™a de InformaciŠn y ComunicaciŠn91.3 Algunas soluciones para evaluar el costo de TICEs necesario analizar una serie de soluciones diseŒadas para mejorar la:Ø AdministraciŠnØ CapacidadØ EscalabilidadØ Confiabilidad yØ Disponibilidad durante todo el ciclo de vida de su ambiente de TICEste proceso de evaluaciŠn se basa en la metodolog™a del Gartner Group, considerada comoun est⁄ndar en la industria. Esta metodolog™a abarca todos los aspectos de costo incluyendotanto los costos directos como indirectos. En el Anexo 2 se muestra este proceso conalgunas soluciones factibles con miras en la reducciŠn de costos.Con base en una estructura piramidal tendente a optimizar la aplicaciŠn del capital,financiamiento y criterios de inversiŠn, sobre la base de una adecuada pol™tica de costos, setienen los siguientes requisitos y efectos2. Costo de procesamientoEn esquemas centralizados de administraciŠn de TIC como son la plataforma transaccionalpara tarjetas de cr”dito, manejo de contabilidad, comunicaciŠn, administraciŠn de bases dedatos, mantenimiento el costo se pude diluir entre todas las entidades participantes. Sinembargo, el problema est⁄ en cu⁄l es la mejor forma de cobrar o aplicar por esos servicios:por usuario de la tecnolog™a o por transacciones.Al igual que el costo de propiedad las entidades financieras se enfrentan al problema deidentificar claramente los costos de procesamiento, sobre todo cuando se trata de esquemascentralizados de procesos inform⁄ticos (como es el caso de Alemania o Brasil y EspaŒa)manejados por ejemplo por las Federaciones, Centrales de Cooperativas o Corporacionesversus esquemas de procesos individuales administrados por cada CAC.En forma individual (por regla general la mayor™a de las CACs tienen sus propios esquemasde procesamiento de informaciŠn). Generalmente, las entidades financieras especialmente,las CACs no determinan claramente este tipo de costos, lo que de alguna manera perjudicala eficiencia de sus servicios.Sin embargo, se puede distinguir dos formas de estimar el costo de procesamiento y quedepende en que se aplican los procesos.
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DGRV – Septiembre 2003Costos de Tecnolog™a de InformaciŠn y ComunicaciŠn102.1 EstimaciŠn del costo por usuarioGeneralmente se aplica la estimaciŠn de costos por usuario cuando se da la vigencia de lossiguientesØ Esquemas de licenciamiento de productos como:Ø sistemas de bases de datos (parte del costo va al servidor, parte a cada clienteinstalado y parte al cada usuario conectadoØ Servicios de apoyo a usuarios o accesos a servicios por terminal2.2 EstimaciŠn del costo por transacciŠnLos expertos establecen que es la mejor forma de estimar los costos de TIC en cuanto aprocesamiento, y se obtiene midiendo adecuadamente cada uno de los componentes de unproceso de TIC. Pero, se enfrentan algunas situaciones como:Ø Entre m⁄s pasos est”n a cargo de humanos m⁄s alto el costoØ Este costo depende de cada instalaciŠn inform⁄tica y telem⁄ticaØ Depende de cada empresa y su plataforma tecnolŠgicaLos costos se determinan de acuerdo con la sumatoria de cada una de los siguientescomponentes:Ø acceso a la red,Ø acceso a la base de datos,Ø tiempo de procesamiento,Ø almacenamiento,Ø infraestructura,Ø administraciŠn yØ mantenimiento.
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DGRV – Septiembre 2003Costos de Tecnolog™a de InformaciŠn y ComunicaciŠn113. Procesamiento centralizado versus proceso individualEl precio del software y paqueter™a necesario para operar un negocio puede representar uncosto elevado para la empresa. El uso de paqueter™a cŠdigo abierto (open source) por sucosto m⁄s competitivo puede representar una opciŠn m⁄s econŠmica para la empresa.El impacto es tal que algunos gobiernos han considerado incorporar a Linux como unaherramienta para resolver sus necesidades de cŠmputo, o llevar dichas soluciones a ⁄reas dealto impacto social. Tenemos el caso del gobierno federal mexicano para llevar lacomputaciŠn a la educaciŠn primaria con el uso de GNU/Linux, o en la mismaadministraciŠn pœblica, que tambi”n requiere de las ventajas y automatizaciŠn de lossistemas de cŠmputo, y planea reducir costos con el uso de programas de cŠdigo abiertoLos gobiernos de Perœ, Brasil y Argentina han tambi”n considerado cambiar su plataformade informaciŠn a procesos de cŠdigo abierto, sin embargo, como es de esperarse, el costono es la œnica fuente de ventaja, sino que debe existir un equilibrio con una serie defactores t”cnicos y administrativos que aseguren que el valor obtenido por el sistema decŠmputo de la empresa sea el m⁄s alto posible.La tecnolog™a de informaciŠn est⁄ reestructurando las bases de los negocios. Lasoperaciones de servicio al cliente, las operaciones centrales de producciŠn, la generaciŠn deestrategias de producto y de marketing, y la distribuciŠn dependen bastante o incluso porcompleto de la tecnolog™a de informaciŠn. Las computadoras que respaldan cada una deestas funciones pueden encontrarse en el escritorio, en el taller, en los laboratorios, en lastiendas, en maletines. La tecnolog™a de informaciŠn, y su costo, se han convertido en unaspecto cotidiano e indispensable de la vida empresarial actual y la importancia de lossistemas es cada vez m⁄s notoria en los negocios tradicionales as™ como los nuevosnegocios de la era de Internet.El problema es el conjunto de ineficiencias en los sistemas de informaciŠn y su efectonegativo en la competitividad de las empresas que los utilizan. Las ineficiencias pueden sertanto del sistema, como estar relacionados con su uso y administraciŠn.Por otra parte, este problema crea ⁄reas de oportunidad para las empresas que logren haceruso m⁄s eficiente de sus recursos de informaciŠn, especialmente los computacionales y lospuedan convertir en ventajas centrales o ventajas competitivas.3.1 Algunos ejemplosEl proceso centralizado es tal vez la forma menos costosa para las CACs, ya que lespermite manejar todos sus procesos en un solo lugar ahorrando costos en recursos humanos,logrando econom™as de escala en compra de equipos, software, administraciŠn de base dedatos, se logra una estandarizaciŠn en los procesos y procedimientos, y esto conlleva a unaimagen corporativa muy fuerte.
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