Dec 26, 2017 — FEMA es responsable de manejar y administrar la subvención federal de manera que garantice que los fondos federales se gasten y los programas se.
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FOR OFFICIAL USE ONLY OFFICE OF INSPECTOR GENERAL Department of Homeland Security www.oig.dhs.gov OIG-17-XX FOR OFFICIAL USE ONLY Consejos de Auditoría para Administrar los Costos de Projectos Relacionados con Desastres 26 de Diciembre de 2017 OIG-17-120-D
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DHS OIG ASPECTOS DESTACADOS CONSEJOS DE AUDITORIA PARA LA ADMINISTRACION DE COSTOS DE PROYECTOS POR DESASTRE 26 de Diciembre de 2017 Porqué Hacemos Esto Al utilizar este informe asistiremos a los beneficiarios de las subvenciones de asistencia por desastre de la Agencia Federal para el Manejo de Emergencias (FEMA) a: documentar y contabilizar los costos relacionados con el desastre; minimizar la pérdida de los fondos de asistencia por desastre de FEMA; maximizar la recuperación financiera; y prevenir el fraude, malversación y abuso de los fondos de desastre. El informe revisado es efectivo para todas las emergencias y desastres mayores declarados a partir del 1 de abril de 2017. Para mayor información: Póngase en contacto con nuestra Oficina de Asuntos Públicos al (202) 254-4100, o envíenos un correo electrónico a DHS-OIG.OfficePublicAffairs@oig.dhs.gov Puntos Claves Para Recordar Designe una persona para coordinar la acumulación de registros. Establezca una cuenta separada para registrar ingresos y gastos, e identifique cada proyecto de FEMA separadamente. Asegúrese de que la reclamación final para cada proyecto este respaldada por las cantidades registradas en el sistema contable. Asegúrese de que cada gasto se registre en los libros de contabilidad y se haga referencia a la documentación y fuente de apoyo (cheques, facturas, etc.) para que sea identificado fácilmente. Investigue la cubierta del seguro y solicite el reembolso por la cantidad máxima. Acredite al proyecto de FEMA esa cantidad. Consulte con el Coordinador de Programa de Subvenciones Federales la disponibilidad de fondos en otros programas federales y asegúrese de que la reclamación final del proyecto no incluya los costos que otra agencia federal haya financiado o debería haber financiado. Asegúrese de que los materiales usados de los inventarios existentes, para el uso en los proyectos de FEMA, estén documentados por los registros de extracción y uso del inventario. Asegúrese que los gastos reclamados bajo el proyecto de FEMA sean razonables y necesarios, estén autorizados bajo el alcance del trabajo y beneficien directamente al proyecto. Asegúrese que se implemente una administración apropiada y se cumpla la misma durante la duración de la concesión de los fondos. www.oig.dhs.gov OIG-17-120-D
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Asistente de Inspector General OFFICE OF INSPECTOR GENERAL Department of Homeland Security Washington, DC 20528 / www.oig.dhs.gov 26 de Diciembre de 2017 MEMORÁNDUM PARA: Todos los beneficiarios y sub-beneficiarios de las subvenciones por desastre otorgadas por la Agencia Federal para el Manejo de Emergencias DE: John E. McCoy II ASUNTO: Consejos para administrar los costos de los proyectos relacionados con desastres Número de informe OIG-17-120-D El Departamento de Seguridad Nacional (DHS) Oficina del Inspector General (OIG) elaboró este in beneficiarios (subvencionados y sub-proveedores) de fondos de Asistencia Pública y Mitigación de Riesgos de la Agencia Federal para el Manejo de Emergencias (FEMA) ejemplos de hallazgos de auditoría anteriores. El propósito de este informe no fue auditar a FEMA ni a los beneficiarios de la subvención ni a los sub-beneficiarios. Por lo tanto, no lo preparamos de acuerdo con las normas de auditoría gubernamentales generalmente aceptadas. Por el contrario, este informe proporciona una descripción general de las responsabilidades de la OIG: roles de FEMA, beneficiarios y sub-beneficiarios; estatutos aplicables a la asistencia por desastre, reglamentos y pautas federales; el proceso de auditoría y los hallazgos frecuentes de auditoría; y consejos para administrar los costos del proyecto. El uso de este informe debe ayudar a los destinatarios y sub-beneficiarios de asistencia por desastre a: documentar y contabilizar los costos relacionados con el desastre; minimizar la pérdida de fondos de asistencia por desastre de FEMA; maximizar la recuperación financiera; y prevenir el fraude, malversación y el abuso de fondos de desastres. Preparamos este informe de acuerdo con nuestras responsabilidades de liderazgo, coordinación y políticas para promover la economía y la eficiencia, y para disuadir el despilfarro, el fraude y el abuso, con respecto a los programas de DHS.1 Este informe no constituye asesoramiento legal, pero está diseñado para ser un recurso. No pretende, y no crea, ningún derecho o beneficio, sustantivo o procesal, exigible legalmente por ninguna de las partes o litigantes. 1 5 U.S.C. app. §§ 2(2), 4(a)(3)(4). www.oig.dhs.gov OIG-17-120-D
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DHS OIG ASPECTOS DESTACADOS CONSEJOS DE AUDITORIA PARA LA ADMINISTRACION DE COSTOS DE PROYECTOS POR DESASTRE Trasfondo Más de 152,900 beneficiarios y sub-beneficiarios de las subvenciones de asistencia por desastre de FEMA están trabajando actualmente en aproximadamente 653,000 proyectos abiertos por un valor de más de $68 mil millones. Bajo el Programa de Asistencia Pública (PA por sus siglas en inglés), FEMA proporciona subvenciones a gobiernos estatales, tribales y locales, y organizaciones privadas sin fines de lucro para que las comunidades puedan responder rápidamente y recuperarse de grandes desastres. El Programa de Subvención de Mitigación de Riesgos de FEMA proporciona fondos a algunas de estas entidades para implementar medidas a largo plazo para prevenir daños por futuros desastres. Cada año, los informes de auditoría de la Oficina del Inspector General (OIG) revelan problemas importantes que representan millones de dólares de fondos federales asignados para la asistencia de desastres y esfuerzos de recuperación. Estos informes también contienen recomendaciones para proteger la integridad y mejorar las operaciones de asistencia por desastre de FEMA. La mayoría de nuestras auditorías de subvenciones se enfocan en los programas de subsidios de PA y mitigación de riesgos (HMGP por sus siglas en inglés) de FEMA, financiados por el Fondo de Ayuda para Desastres. Bajo el Programa PA, FEMA proporciona subvenciones a gobiernos estatales, tribales y locales, y ciertos tipos de organizaciones privadas sin fines de lucro para que las comunidades puedan responder rápidamente y recuperarse de grandes desastres. El HMGP de FEMA proporciona fondos a las mismas entidades para implementar medidas a largo plazo para prevenir daños por futuros desastres. Descripción General de la Oficina del Inspector General La Ley de Seguridad Nacional de 2002 estableció la OIG en el Departamento de Seguridad Nacional (DHS por sus siglas en inglés) mediante una enmienda a la Ley del Inspector General de 1978 (P.L. 95-452). La OIG sirve como una oficina independiente para promover la economía, la eficiencia y la efectividad; para prevenir la malversación de fondos, fraude y abuso; y para mantener al Congreso y al Secretario de DHS completamente informados de los problemas en los programas y operaciones de DHS. Las principales funciones de la OIG son: realizar o supervisar las funciones de auditoría e investigación relacionadas con los programas y operaciones de DHS; www.oig.dhs.gov 2 OIG-17-120-D
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OFFICE OF INSPECTOR GENERAL Department of Homeland Security inspeccionar las actividades del departamento para identificar fraude real o potencial, malversación de fondos, abuso o mala administración, y para desarrollar recomendaciones para acciones correctivas; e investigar las denuncias de actividades ilegales, no éticas u otras que puedan conducir a la responsabilidad civil o criminal por parte de empleados de DHS o contratistas o participantes de los programas. Representación de FEMA, Beneficiarios y Sub-Beneficiarios FEMA otorga subsidios de PA y HMGP para ayudar a los gobiernos estatales, tribales y locales, y ciertos tipos de organizaciones privadas sin fines de lucro con alivio por desastres y medidas de mitigación de riesgos a largo plazo. Estos programas se administran a través de un esfuerzo coordinado entre FEMA, el beneficiario (es decir, gobiernos estatales o tribales) y el sub-beneficiario (es decir, gobiernos locales o tribales y entidades elegibles sin fines de lucro).2 Mientras que las tres entidades deben trabajar en conjunto para cumplir con el objetivo general del programa, cada una tiene una función diferente. FEMA es responsable de manejar y administrar la subvención federal de manera que garantice que los fondos federales se gasten y los programas se implementen en total acuerdo con las reglamentaciones federales y la política de FEMA. Tanto FEMA como los beneficiarios comparten la responsabilidad de poner los fondos de la subvención a disposición de los sub-beneficiarios. FEMA aprueba el alcance del trabajo para las subvenciones y brinda asistencia técnica al beneficiario, mientras que el beneficiario desembolsa los fondos de la subvención, administra la subvención, supervisa las actividades cotidianas y brinda asistencia técnica al sub-beneficiario. El sub-beneficiario debe completar el trabajo de desastre elegible, mantener registros contables, documentar y supervisar el trabajo realizado, rastrear los costos incurridos además de cumplir con las reglamentaciones federales y las guías de FEMA. Estatutos, Regulaciones y Directrices Federales Aplicables Los beneficiarios y sub-beneficiarios de subvenciones federales son responsables de comprender y cumplir con una gran cantidad de criterios aplicables a las subvenciones de desastre de FEMA, que incluyen los de asistencia pública y mitigación de riesgos. Algunos de estos criterios, ayudan a responder y recuperarse de un desastre, y otros ayudan a recibir y administrar fondos federales. Uno de los criterios más importantes es el Título 44 del Código de Regulaciones Federales (CFR), que contiene reglas para implementar 2 En general, el Estado para el cual se declara el desastre mayor se conoce como el beneficiario (receptor). Sin embargo, un gobierno indígena tribal puede elegir ser un receptor, o puede actuar como un receptor intermedio bajo el Estado (44 CFR 206.431). En 2013, la Ley de Mejora de la Recuperación de Sandy (SRIA) permitió a los gobiernos tribales que actuaban como receptores solicitar directamente la asistencia del Stafford Act al Presidente en caso de un desastre. www.oig.dhs.gov 3 OIG-17-120-D
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OFFICE OF INSPECTOR GENERAL Department of Homeland Security la Ley de Asistencia en Emergencias y Ayudas en casos de desastre fi Robert T. Stafford Disaster Relief and Emergency Assistance Actfl , según enmendada fiStafford Actfl . Estas reglas rigen las operaciones de ayuda de desastres. El Título 44 CFR está disponible en el siguiente sitio de internet: http://www.gpo.gov/fdsys/browse/collectionCfr.action?collectionCode=CFR. Otro criterio muy importante es el Título 2 CFR Parte 200: Requisitos Administrativos Uniformes, Principios de Costos y Requisitos de Auditoría para las Subvenciones Federales (“Super Circular” u “Omni Circular”). El propósito de esta guía uniforme fue simplificar la orientación del gobierno federal sobre requisitos administrativos, principios de costos y requisitos de auditoría para enfocar eficazmente los recursos federales en mejorar el desempeño y los resultados, mientras se asegura la integridad financiera del dinero de los contribuyentes en asociación con partes interesadas no federales. La guía uniforme reemplaza al 44 CFR Parte 13, y las Circulares de la Oficina de Administración y Presupuesto (OMB) A-102, A-110, A-87, A-21, A-122 y A-133 Para todas las subvenciones de FEMA realizadas a partir del 26 de diciembre de 2014. El Título 2 CFR Parte 200 está disponible en el siguiente sitio de internet: http://www.ecfr.gov/cgi-bin/text idx?tpl=/ecfrbrowse/Title02/ 2cfr200_ main_02.tpl . Para todas las subvenciones de FEMA realizadas antes del 26 de diciembre de 2014, se aplican las siguientes circulares de la OMB,3 (https://www.whitehouse.gov/omb/information-foragencies/circulars): OMB Circular A-102, Uniform Administrative Requirements for Grants and Cooperative Agreements to State and Local Governments . [FEMA codified these requirements, also referred to as the fiCommon Rule,fl at 44 CFR Part 13.] OMB Circular A-110, Uniform Administrative Requirements for Grants and Agreements with Institutions of Higher Education, Hospitals and Other Non-Profit Organizations . See 2 CFR, Part 215, January 1, 2012. OMB Circular A-87, Cost Principles for State, Local and Indian Tribal Governments . See 2 CFR, Part 225, January 1, 2012. OMB Circular A-21, Cost Principles for Educational Institutions . See 2 CFR, Part 220, January 1, 2012. OMB Circular A-122, Cost Principles for Non-Profit Organizations (excludes hospitals). See 2 CFR, Part 230, January 1, 2012. [According to 2 CFR 215.27, the allowability of costs that hospitals incur fiis determined in accordance with the provisions of Appendix E of 45 CFR 3 US OMB Circular, que se relaciona a la administración de las Subvenciones, Principios de la Participación de los Gastos, y Auditorias. www.oig.dhs.gov 4 OIG-17-120-D
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OFFICE OF INSPECTOR GENERAL Department of Homeland Security Actfl. Específicamente, la ley agrega la sección 428, que autoriza procedimientos alternativos para el Programa de PA bajo las secciones 403 (a) (3) (A), 406, 407 y 502 (a) (5) del fiStafford Actfl. También autoriza a FEMA a implementar los procedimientos alternativos a través de un programa piloto. El programa permanecerá en vigencia hasta que FEMA promulgue y adopte reglamentos revisados que reflejen los cambios del programa que la ley autoriza. La información está disponible en el siguiente sitio de internet: https://www.fema.gov/alternative-procedures Los procedimientos alternativos se relacionan con la remoción de escombros (trabajo de emergencia) y la reparación, restauración y reemplazo de instalaciones públicas y privadas sin fines de lucro (trabajo permanente) dañadas por el desastre. La participación en los procedimientos alternativos es voluntaria. Los objetivos de los procedimientos alternativos son: reducir los costos para el gobierno federal de proporcionar servicios públicos de asistencia, aumentar la flexibilidad en la administración de dicha asistencia, agilizar la prestación de asistencia a un solicitante, y proporcionar incentivos financieros y desincentivos para una oportuna y rentable finalización de un proyecto. El Proceso de Auditoría y los Resultados Frecuentes de Auditoria La OIG considera varios factores para determinar qué actividades auditar. Estos factores incluyen: el riesgo de fraude, malversación y abuso de fondos federales; requisitos legales y reglamentarios; magnitud de dinero actual o potencial; solicitudes de congresistas, FEMA o funcionarios estatales; y informes/acusaciones de conducta inapropiada o problemas en la implementación de los programas de FEMA. Tradicionalmente, la OIG realizaba la mayoría de las auditorías de subvención de desastres después de que los participantes completaran la mayoría o la totalidad del trabajo para determinar si habían contabilizado y gastado los fondos de FEMA de acuerdo con los requisitos federales. Sin embargo, en 2013, la OIG implementó un enfoque más proactivo a la auditoría para poner más énfasis en la prevención y la detección temprana. Este enfoque considera todo el ciclo de vida de la concesión de subvenciones. Actualmente, la OIG tiene auditorías en curso de concesión de desastres que consisten en (1) auditorías de “capacidad” que comienzan generalmente dentro de un año del desastre; o (2) auditorías de “alerta temprana” que comienzan antes de que los www.oig.dhs.gov 6 OIG-17-120-D
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OFFICE OF INSPECTOR GENERAL Department of Homeland Security participantes hayan comenzado a trabajar en la mayoría de los proyectos permanentes. Estas auditorías identifican las áreas donde los beneficiarios de las subvenciones pueden necesitar asistencia técnica adicional o supervisión para garantizar el cumplimiento de los requisitos federales. Además, al someterse a una auditoría al inicio del ciclo de la subvención, los beneficiarios de la subvención tienen la oportunidad de corregir el incumplimiento antes de que gasten la mayoría de los fondos de la subvención. También les permite la oportunidad de complementar la documentación deficiente o localizar registros perdidos antes de que pase demasiado tiempo. Resultados de Auditoría Frecuentes (ejemplos) A. Prácticas de Adquisición Inadecuada Criterio: De acuerdo con las reglamentaciones federales (2 CFR 200.318 a la .326), todas las entidades no federales (que no sean estados) deben cumplir con las siguientes normas de adquisición:7 Llevar a cabo todas las transacciones de compras de una manera que provea una competencia amplia y abierta, y consistente con los estándares de esta sección (2 CFR 200.319 (a)). La adquisición no competitiva puede usarse bajo ciertas circunstancias, una de las cuales es cuando la exigencia o emergencia pública no permite un retraso que resulte de una solicitud competitiva (2 CFR 200.320 (f) (2)). Tomar todos los pasos afirmativos necesarios para asegurar el uso de empresas de minoría, empresas comerciales de mujeres y empresas de área excedente de trabajo cuando sea posible (2 CFR 200.321)). Mantener supervisión para asegurar que los contratistas funcionen de acuerdo con los términos, condiciones y especificaciones de sus contratos y órdenes de compra (2 CFR 200.318 (b)). Mantener estándares de conducta escritos que cubran conflictos de interés y que rijan el desempeño de los empleados que participan en la selección, adjudicación y administración de contratos (2 CFR 200.318 (c) (1)). Mantener registros suficientes para detallar el historial de la adquisición. Estos registros deben incluir, pero no están limitados a lo siguiente: la justificación para el método de adquisición realizado, la selección del tipo de contrato, la selección del contratista seleccionado o rechazado y la base del precio del contrato (2 CFR 200.318 (i)). Usar contratos de tiempo y material (T&M) solo después de determinar que otro contrato no es adecuado y que el contrato incluye un precio máximo que el contratista excede a su propio riesgo. El contrato por 7 Los estados deben seguir las mismas políticas y procedimientos que utilizan para las adquisiciones que utilizan fondos no federales (2 CFR 200.317). www.oig.dhs.gov 7 OIG-17-120-D
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OFFICE OF INSPECTOR GENERAL Department of Homeland Security tiempo y material significa un contrato cuyo costo para una entidad no federal es la suma de (1) el costo actual de materiales; y (2) horas de mano de obra directa cobradas a tarifas fijas por hora que reflejen salarios, gastos generales y administrativos, y ganancias (2 CFR 200.318 (j) (1)). Realizar un análisis de costos o precios en relación con cada adquisición que exceda el fiSimplified Acquisition Thresholdfl 8incluyendo las modificaciones del contrato (2 CFR 200.323 (a)).Negociar la ganancia como un elemento separado del precio para cada contrato en el que no haya competencia de precios y para todos los casos donde el análisis de costos es realizado (2 CFR 200.323 (b)). No usar los métodos de contratación de costo más un porcentaje de of-cost and percentage-of-construction-cost) (2 CFR 200.323 (d)). Asegurar que las garantías requeridas estén incluidos en los contratos de construcción y de las mejoras de facilidades o a los sub- contratos que exceden el fiSimplified Acquisition Thresholdfl (2 CFR 200.325). Incluir las disposiciones requeridas en todos los contratos adjudicados como se describe en Apéndice II en la Parte 200 (2 CFR 200.326). Hallazgo 1. Competencia y Empresas Desfavorecidas. El sub-beneficiario recibió una subvención de PA que incluyó $6.1 millones para la eliminación de escombros relacionada con el desastre y para el trabajo de reparación eléctrica permanente. El sub-beneficiario solicitó ofertas para ese trabajo solo a los contratistas que había utilizado antes del desastre. Como resultado, no hubo competencia amplia y abierta, y FEMA no tuvo la certeza de que los costos del contrato fueran razonables o de que las firmas pequeñas y minoritarias, las empresas comerciales de mujeres y las empresas del área excedente laboral tuvieran la oportunidad de presentar ofertas para el trabajo. Como parte de la auditoría, los funcionarios del sub-beneficiario declararon que adquirieron los contratos bajo circunstancias exigentes. La OIG determinó q beneficiario había restablecido la energía eléctrica a casi todos sus clientes. Después de ese momento, las circunstancias exigentes para garantizar el uso de contratos no competitivos ya no existían. La OIG también determinó que la solicitud de ofertas provino de un número limitado de contratistas y no hubo competencia amplia ni abierta. Por lo tanto, la OIG cuestionó $6.1 millones debido a que el sub-beneficiario no cumplió con los estándares de adquisiciones federales para competencia. 8 Umbral Adquisitivo Simplificado (UAS), por su traducción al español, es el monto en dólares por debajo del cual una entidad no federal puede comprar propiedades o servicios utilizando métodos de compra pequeños, conforme al Reglamento de Adquisición Federal en 48 CFR Sub-Parte 2.1 (Definiciones) y de acuerdo con 41 U.S.C. 1908. A partir de esta publicación, el UAS es de $150,000, pero este umbral se ajusta periódicamente por inflación (Consultado el 25 de noviembre de 2017, http://www.law.cornell.edu//CFR/text/2/ 200.323 ). www.oig.dhs.gov 8 OIG-17-120-D
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OFFICE OF INSPECTOR GENERAL Department of Homeland Security Aclaración sobre Exigencia versus Emergencia: los sub-beneficiarios pueden utilizar la adquisición a través de un método de propuesta no competitivo cuando la exigencia pública no permita retrasos que podrían resultar de una solicitud competitiva 2 CFR 200.320 (f) (2). Exigencia9 no es necesariamente lo mismo que una emergencia10, aunque a menudo se usa indistintamente. La definición general de exigencia es una situación que requiere ayuda o acción inmediata. Una emergencia representa una combinación imprevista de circunstancias. Una distinción clave es que las circunstancias exigentes representan las acciones necesarias para proteger vidas y propiedades en el momento inmediato de un evento de emergencia. Ejemplos que ilustran el Significado de Exigencia y Emergencia Emergencia. Un tornado impacta a la Ciudad X y causa daños generalizados y catastróficos, incluyendo pérdida de vida, pérdida de energía, daños a estructuras públicas y privadas, y millones de yardas cúbicas de escombros en toda la Ciudad, dejando casi toda la jurisdicción inaccesible. La Ciudad necesita comenzar actividades de limpieza de escombros inmediatamente para restaurar el acceso a la comunidad y apoyar operaciones de búsqueda y rescate y restauración de energía. Exigencia. Un tornado impacta a la Ciudad de X en junio y causa daños generalizados y catastróficos, incluyendo el daño a una escuela de la ciudad. La ciudad quiere reparar la escuela y tenerla lista para el comienzo del siguiente año escolar en septiembre. La Ciudad estima, en base a la experiencia pasada, que el proceso de licitación sellada demorará al menos 90 días, y el ingeniero de la Ciudad estima que el trabajo de reparación demorará otros 60 días. Esto llevaría la finalización del proyecto después del comienzo del año escolar. En lugar de someterse a una licitación sellada, la Ciudad, de conformidad con las leyes estatales y locales, desea solicitar ofertas a cinco contratistas que previamente hayan construido escuelas en el estado para adjudicar el contrato al licitador más bajo entre esos cinco. Este sería un ejemplo de “exigencia” a los efectos del 2 CFR 200.320 (f) (2), de modo que la licitación sellada no sería viable bajo las circunstancias y el uso de algún otro método de adquisición sería necesario en función de la situación particular. Fuente: Field Manual, Public Assistance Grantee and Sub-grant ee Procurements Requirements, FEMA Office of Chief Counsel, Procurement Disaster Team, p.76 (December 2014) Hallazgo 2. Uso de Contratos T&M. El sub-beneficiario usó un contrato de T&M, que no era apropiado para el trabajo de construcción realizado, y no 9 “Exigente” – (1) que requiere ayuda o acción inmediata (Merriam-Webster.com, Consultado el 28 de agosto de 2017, http://www.merriam-webster.com/dictionary/exigent. 10 “Emergencia” – (1) una combinación imprevista de circunstancias (Merriam-Webster.com, Consultado el 28 de agosto de 2017, http://www.merriam-webster.com/dictionary/emergency. www.oig.dhs.gov 9 OIG-17-120-D
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