Jan 3, 2019 — August 2018 bitten wir um Bestätigung Bitte bestätigen Sie unsere. Reservierung. Eine Anfahrtsskizze habe ich als PDF mitgeschickt.
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Kreis Soest Die Landrätin Seite 2 von 47 Vorwort der Landrätin Zu einer modernen Verwaltung gehört eine moderne Sprache. Sowohl bei der unterne h mensinternen Kommunikation als auch bei der Kommunikation mi t Bürgerinnen und Bürgern sind verständliche Texte von zentraler Bedeutung. Was schwer verständlich ist, wird u n gern und mit großem Aufwand gelesen oder gar nicht. Leicht lesbare Texte vereinfachen die Kommunikation und tragen zu einem positiven Ersche inungsbild von Unternehmen bei, nach innen und nach außen. Eine verständliche Spr a che spart Zeit und Geld. Zudem vermeidet sie Missverständnisse und Unzufriedenheit . Eine sorgfältige Verwaltungssprache ist ein sichtbarer Ausdruck von Bürgernähe. Ich mö chte, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unserer Verwaltung so mit den Bürgerinnen und Bürgern umgehen, dass diese sich verstanden und akzeptiert fühlen. An di e sem Ziel arbeiten wir gemeinsam schon seit ei nigen Jahren – mit Erfolg. Aus unseren Er fahrungen haben wir vor vielen Jahren acht Grundsätze für eine moderne Verwaltungssprache entwickelt und im Q M – Handbuch * verankert. Diese Grundsätze sind weiterhin die Basis der jetzt vorliegenden neuen fünften Auflage der Die Arbeitshilfe enthält neben Erläuterungen zu den acht Grundsätzen auch Beispiele aus dem Verwaltungsalltag. Kommunalau f sicht angepasst, da sich hier ge setzliche Änderungen ergeben haben. Die Arbeitshilfe wurde ergänzt mit Hi nweisen zur Erstellung eines Protokolls bzw. Verme r kes. Sie gibt Tipps für eine gelungene, schriftliche Kommunikation und informiert Sie über Schreib – und Gestaltungsregeln. Denn a u ch das Layout eines Briefes aber auch einer E – Mail ist von großer B e deutung für einen ersten positi ven Eindruck. Wir führ en seit einigen Jahren Schreibwerkstatt – sollen, die Empfehlungen in die Praxis umzusetzen. Die Seminare werden über das Fortbi l dungsprogramm im Intranet regelmäßig angeboten. Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden durch das Sachgebiet Aus – und Fortbild ung automatisch zu diesen Veranstaltungen ang e meldet. D ie Qualität unseres Schriftverkehrs wird für mich auch weiterhin ein zentrales Thema bleiben. Briefe, E – Mails und Protokolle sind wichtige Visitenkarten unseres Ha u ses. Ich bin davon überzeugt, dass es uns weiter gemeinsam gelingen wird, in unserem Arbeitsalltag eine noch kundenorientiertere Sprache einzusetzen und wünsche Ihnen viel E r folg dabei. Ihre gez . Eva Irrgang * Siehe Punkt 2.6 des QM –
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Kreis Soest Die Landrätin Seite 3 von 47 Inhaltsverzeichnis Vorwort der Landrätin .. .. .. 2 Verständlich schreiben ist lernbar .. .. 4 Grundsatz 1: Einfache Sätze .. .. 6 Grundsatz 2: Alltagssprachliche Formulierungen .. 10 Grundsatz 3: Aktive Sätze .. .. .. . 13 Grundsatz 4: Frauen/Männer .. .. .. 14 Grundsatz 5: Adressatenorientierung .. .. .. 16 Grundsatz 6: Übersichtlichkeit .. .. .. 18 Grundsatz 7: Optische Gestaltung .. .. .. 20 Schreib – und Gestaltungsregeln .. .. . 20 Geschäftszeichen .. .. .. .. 21 Kopfbogen (Geschäftspapier/ – brief der Kreisverwaltung Soest) .. 23 Protokolle, Vermerke und Berichte .. .. 24 Gebührenbescheide .. .. .. . 28 Umgang mit E – Mails .. .. .. . 29 Grundsatz 8: Rechtliche Hinweise .. .. .. 35 Die Rechtsbehelfsbelehrung für Einsprüche (Bußgeldbescheid) . 36 Die Rechtsbehelfsbelehrung für Widersprüche .. 36 Die Rechtsbehelfsbelehrung für Klagen .. .. . 37 Korrespondenz – Tipps – Schreib – und Gestaltungsregeln .. . 39 So beginnen Sie Ihren Geschäftsbrief .. .. . 39 So formulieren Sie einen kreativen Betreff .. .. 40 So beenden Sie Ihren Geschäftsbrief .. .. .. 41 Höflichkeitsfloskeln gut gemeint aber altmodisch .. .. 42 – .. .. 42 .. .. 42 .. . 43 Veraltete Worte/Formulierungen und ihre Alternativen .. 44 Ideen für gelungene Terminabstimmungen .. .. .. 45 Terminbestätigung per E – Mail .. .. .. 45 Korrespondenz nach einem Telefonat .. .. . 46
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Kreis Soest Die Landrätin Seite 4 von 47 Stand: J anuar 201 9 Verständlich schreiben ist lernbar Wenn ein Text schwer zu verstehen ist, so liegt das in den w enigsten Fällen an seinem I n halt. Der Inhalt ist meistens gar nicht so kompliziert. Er wird erst kompliziert gemacht durch eine schwer verständliche Ausdruck s weise. Die schwere Verständlichkeit eines Textes wird nicht nur durch das Was (Inhalt), sondern au ch durch das Wie (Form) veru r sacht. Unsere Amtssprache ist Deutsch. Deutsch ist allerdings nicht gleich Deutsch. Wir unterscheiden Alltagssprache und verschi e dene Fachsprachen. Alltagssprache ist die Sprache, die wir in alltäglichen Situationen anwende n und die alle Angehörigen einer Sprachgemeinschaft (z.B. Deutsch) verst e hen. Fachsprachen zeichnen sich vor allem durch ihren hohen Anteil an Fachwörtern und ko m plexe n Satzstrukturen aus. Experten au s bestimmten Fachgebieten benötigen sie, um sich opti mal untereinander verständigen zu kö n nen. Auch die Verwaltungssprache ist eine Fac h sprache. Viele Bürgerinnen und Bürger haben Schwierigkeiten damit, Verwaltungstexte zu verst e hen. Sie sind keine Verwaltungsexperten. Wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeit er der Verwaltung wollen, dass ihre Texte verstanden werden, müssen sie sich an der Alltagssprache orienti e ren. Innere und äußere Lesewiderstände werden abgebaut, wenn der Text ansprechend und le s bar ist. Sich an der Alltagssprache zu orientieren heißt, sich in grammatisch akzeptabler Weise i h res Wortbestandes und ihres grammatischen Regelsy s tems zu bedienen.
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Kreis Soest Die Landrätin Seite 5 von 47 Stand: J anuar 201 9 Verständlic h keit wird erreicht durch Aus diesem Grunde haben wir 8 Grundsätze entwickelt, die Sie nutzen sollten , um Ihre Verwaltungstexte zu schreiben. Grundsatz 1: Ei n fache Sätze Grundsatz 2: Alltagssprachliche Fo r mulierungen Grundsatz 3: A k tive Sätze G rundsatz 4: Frauen/Männer Grundsatz 5: Adressatenorientierung Grundsatz 6: Übersichtlichkeit Grundsatz 7: Optische Gestaltung Grundsatz 8: Rechtliche Hinweise geläufige Wörter einfache Wortverbindu n gen und Sätze übersichtliche Struktur funktionsangemessener I n hal t Adressatenorienti e rung
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Kreis Soest Die Landrätin Seite 6 von 47 Stand: J anuar 201 9 Grundsatz 1 : Einfache Sätze Bilden Sie kurze und einfache Sätze . Lange Sätze erschwer en es den Bürgerinnen und Bürgern, einen Verwaltungstext zu verst e hen. Häufig werden mehrere Nebensätze aneinandergereiht, um viele Informationen in möglichst knapper Form zu vermitteln. Darunter leidet die Klarheit des Textes. Gehen Sie de s halb sparsam mi t langen Sätzen um und drücken Sie nach Möglichkeit den Inhalt Ihres Schreibens in kurzen Sätzen aus. Richtwerte für die Länge eines Satzes . Ein Satz mit bis zu 8 Wörtern ist sehr leicht zu verst e hen. Ein Satz mit bis zu 11 Wörtern ist leicht zu verst e he n. Ein Satz mit bis zu 14 Wörtern ist noch verständlich. Bei einem Satz mit bis zu 17 Wörtern erreichen Sie eine Grenze. Ein Satz mit bis zu 21 Wörtern in einem Brief muss von einigen schon zwei Mal gel e sen werden, damit er verstanden wird. Ein Satz mit bis zu 25 Wörtern ist schwierig zu ve r stehen. Wenn ein Satz mehr als 29 Wörter enthält, ist er fast schon unerträglich. Doch achten Sie darauf, dass Sie nicht ausschließlich kurze Sätze verwenden. Das wirkt zu abgehackt. Eine gesunde Mischung, aber ohne die ganz langen Sätze, ist gefragt. Das macht den Brief lebendig. Vermeiden Sie ei n geschobene Nebensätze. So lieber nicht: Eher so: Ich weise darauf hin, dass, wenn die eing e – räumte Zahlungsfrist nicht eingehalten wird, mit Ablauf dieser Frist Säumnisz uschläge nach den gesetzlichen Vorschriften zu erh e ben und Vollstreckungsmaßnahmen einz u le i ten sind, die Ihnen zusätzlich Kosten veru r sachen. (32 Wörter) Ich möchte Sie vorsorglich auf Folgendes hinweisen: Falls Sie die eingeräumte Za h lungsfrist nicht einhalten, werde ich Säumniszuschläge e r heben und Vollstreckungsmaßnahmen ei n le i ten. Die dadurch entstehenden Kosten müssen Sie tragen. (7, 14, 7 Wörter) Bilden Sie nie mehr als einen Nebensatz. So lieber nicht: Eher so: D ie Abteilung Straßen wesen w eist darauf hin, dass an allen Veranstaltungen das Über – wachungspersonal vor Ort sein wird und Fah r zeuge, von denen eine Behinderung od er G e fährdung für andere Verkehrs – teilnehmer ausgeht, abgeschleppt we r den. (30 Wörter) Die Abteilung Straßenwesen weis t Sie auf Folgendes hin: 1. An allen Veranstaltungen wird Überwachungspe r sonal vor Ort sein. 2. Sämtliche Fahrzeuge, die andere Ve r kehrsteilnehmer behindern oder gefährden, werden a b geschleppt. (8, 9, 11 Wörter)
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Kreis Soest Die Landrätin Seite 8 von 47 Stand: J anuar 201 9 Verm eiden Sie Wortdoppelungen. So lieber nicht: Eher so: abkopieren kopieren Alternativmöglichkeiten Alternativen, weitere Möglichkeiten Ausgangsvoraussetzungen Voraussetzungen, Ausgangsbedingungen Herabmindern herabsetzen, mindern anfängliche Startschwi erigkeiten anfängliche Schwierigkeiten, S tartschwieri g keiten mit einbeziehen einbeziehen Antwortschreiben Antwort Rückerstattung Erstattung, Rückzahlung Rückantwort Antwort Benachrichtigung Nachricht Bestuhlung Stühle von Neuem beginnen beginnen w eißer Schimmel Schimmel hoher Wolkenkratzer Wolkenkratzer z usammenaddieren addieren, zusammenzählen Testversuch Test, Versuch Vermeiden Sie Wortdoppelungen im Satz . Würden Sie uns bitte eine andere Alternative nennen? Würden S ie uns eine Alternative nennen? Zu unserem großen Bedauern können wir Ihnen leider nicht weiterhelfen. Wir können Ihnen leider nicht weiterhelfen. Oder: Zu unserem Bedauern können wir Ihnen nicht weiterhelfen. Anscheinend hat Frau Schröder vielleicht e i nen Fehler gemacht. Vi elleicht hat Frau Schröder einen Fehler gemacht. Oder: Anscheinend hat Frau Schröder einen Fehler gemacht. Was halten Sie Ihrerseits von der Idee? Was halten Sie von der Idee?
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Kreis Soest Die Landrätin Seite 9 von 47 Stand: J anuar 201 9 Vermeiden Sie Einschübe im Satz, z. B. Gesetzesangaben. So lieber nicht: Eher so: Gleichzeitig weise ich darauf hin, dass Sie gem. § 91 Abs. 3 i. V. m. § 93 Abs. 2 SGB VIII entsprechend den Bestimmungen des SGB VIII aus Ihrem Einkommen und Vermögen zu den Kosten der Jugendhilfe einen Beitrag zu leisten haben. (40 Wörter) Gl eichzeitig weise ich Sie auf Folgendes hin: Sie sind verpflichtet, sich mit Ihrem Einko m men und Vermögen an den Kosten der J u gendhilfe zu beteiligen (gemäß § 91 Abs. 3 in Verbindung mit § 93 Abs. 2 Sozialgeset z buch SGB VIII). (7, 16, 15 Wörter) Vermei den Sie Partizipien . So lieber nicht: Eher so: Ihr erteilter Auftrag Ihr Auftrag vom Sie erhalten die beigefügte Broschüre Sie erhalten eine Broschüre. Der eingegangene Brief Der Brief Die festgestellte Tatsache zeigt Diese Tatsache zeigt Die durchge führte Untersuchung Unsere Untersuchung Die von uns getroffene Vereinbarung Unsere Vereinbarung Die uns vorliegenden Unterlagen Ihre Unterlagen Die von Ihnen gemachten Erfahrungen Ihre Erfahrungen Die vorgenommenen Änderungen Die Änderungen Die entsta ndenen Kosten Die Kosten Ihre mitgeteilte Entscheidung Ihre Entscheidung Der erstellte Bericht Der Bericht Die von Ihnen geleistete Arbeit Ihre Arbeit
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Kreis Soest Die Landrätin Seite 10 von 47 Stand: J anuar 201 9 Grundsatz 2: Alltagssprachliche Formulierungen Wählen Sie eine einfache, konkrete Spr a che und gelä ufige Wörter. Erklären Sie Fremdwörter, wenn Sie sie nicht vermeiden können. Fachsprache hat die Funktion, dass sich Expertinnen und Experten untereinander (mit den gleichen Voraussetzungen) präzise und schnell verständigen können. Die gemeinten Inhalte des Begriffs sind für die Verwender e i ner Fachsprache klar. Für Menschen, die die Fachsprache nicht beherrschen, sind die Fachbegriffe und kompl e xe n Zusammenhänge nicht verständlich, weil sie keinen entsprechenden Wirklichkeitsinhalt mit dem sprachliche n Zeichen verbinden können. Zur Fachsprache gehören auch Abkürzungen. Sie sind oft für Außenstehende nicht nachzuvollziehen und erschweren das Lesen erhe b lich. Ersetzen Sie Fachausdrücke durch gleichbedeutende Ausdrücke der Al l tagssprache. Wenn Sie zwin gend erforderlich sind beispielsweise um die Rechtssicherheit eines Schreibens zu gewährleisten sollten Sie Fachausdrücke e r läutern. So lieber nicht: Eher so: Ihr Widerspruch hat keine aufschiebende Wirkung . Ihr Widerspruch hat keine aufschiebende Wi rkung. Das bedeutet für Sie: Sie müssen meiner Forderung zunächst auch dann nac h kommen, wenn Sie Widerspruch ei n legen. Sollten Sie die Gelegenheit rechtlichen G e hörs nicht wahrnehmen, müssen Sie damit rechnen, dass nach Ablauf der Äußerung s – frist ohne we iteres Anschreiben ein Bußgel d – bescheid gegen Sie erlassen wird. Sie haben die Möglichkeit, sich zu dieser A n gelegenheit bis zum zu äußern. Falls Sie sich bis zu diesem Termin nicht ä u ßern, müssen Sie damit rechnen, dass ohne weiteres Anschreiben ein Bußgeld – b escheid gegen Sie erlassen wird. Verdeutlichen Sie abstrakte Vorgänge durch Beispiele. So lieber nicht: Eher so: Ich gebe Ihnen hiermit Gelegenheit, bis Unterlagen nicht bis zu diesem Datum bei mi r vorliegen, so behalte ich mir ordnungs – b e hördliche Maßnahmen vor. Die erforderlichen Unterlagen liegen mir bis heute nicht vor. Daher bitte ich Sie, mir diese Sollten Sie die Unterlagen nicht bis zu di e sem Datum einger eicht haben, können die Bauarbeiten stillgelegt werden. Zudem kann ich ein Bußgeldverfahren gegen Sie einleiten.
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Kreis Soest Die Landrätin Seite 11 von 47 Stand: J anuar 201 9 Formulieren Sie alltagssprachlich. Vermeiden Sie bürokratische Ausdrücke und altertüml i che Formulierungen. So lieber nicht: Eher so: An bei geht Ihnen eine Ablichtung zu Ihrer g e fälligen Kenntnisnahme zu. Ich schicke Ihnen zu Ihrer Information eine Kopie zu. Oder: Sie erhalten heute zu Ihrer Information eine Kopie. Hiermit übersenden wir Ihnen das gewünsc h te Informationsmaterial . Das bei gefügte Informationsmaterial gibt Wie bedanken uns für das o. g. Schre i ben. Vielen Dank für Ihren Brief. Zurückkommend auf unser Telefonat vom Vie len Dank für das informative Telefonat vom 10. Juni. Ich fasse die wichtigsten Pun k Wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können, dass wir Sie hiermit zu einem Vorstellung s gespräch einladen. Wir möchten Sie gern kennen lernen und l a Weitere Bespiele: So lieber nicht: Eher so: alsbald bald aus diesem Grunde deshalb Benachrichtigung Nachricht beziehungsweise oder, genauer gesagt dem Bedauern Ausdruck verleihen entschuldigen den Beschluss fassen beschließen ge mäß nach im Wege der per in Abzug bringen abziehen in Erwägung ziehen erwägen in Rechnung stellen berechnen lediglich nur mit Ausnahme von außer mit der Unterschrift versehen unterschreiben mittels mit Rückantwort/Rückäußerung Antwort Telefonanru f/Rückruf Anruf übersenden senden Unkostenbeitrag Kosten, Beitrag unter Beweis stellen beweisen Zahlungsleistung Zahlung
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