Sep 1, 2017 — Vorhaben relevanten Vorschriften durchsehen und einhalten, um. Mängelbehebungen und Kostenkürzungen zu vermeiden. Die Vorlagen der FFG sind.
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V2.1 gültig ab 1.9.2017 Seite 2 1 Das müssen Sie jedenfalls wissen ! Förderbar sind alle dem Projekt zurechenbaren Kosten, die direkt, tatsächlich und zusätzlich (zum herkömmlichen Be triebsaufwand) während des Förderungszeitraums laut Förderungsvertrag entstanden sind. D ie L eitf äden sowie der Förderungsvertrag können noch zusätzliche Spezifizierungen oder Einschränkungen festlegen. Nicht förderbar sind z.B. Kosten für Repräsentation, Bewirtung, Marketing, Ve rtrieb und Patenterhaltung. Der Ansatz von kalkulatorischen Kosten ist nicht möglich. Die endgültige Höhe der anerkennbaren Gesamtprojektkosten sowie der Förderung werden erst nach Abschluss des Vorhabens im Zuge der Rechnungsprüfung ermittelt. 2 So erstell en Sie den Kostenplan! Es ist notwendig, dass Sie vor Erstellung des Förderungsansuchens alle für das Vorhaben relevanten Vorschriften durchsehen und einhalten, um Mängelbehebungen und Kostenkürzungen zu vermeiden. Die Vorlagen der FFG sind verpflichtend zu verwenden. Befüllen Sie den Kostenplan und bezeichnen Sie die einzelnen Kostenpositionen möglichst aussagekräftig. Gutachter, Jury bzw. Beirat haben die Aufgabe, die Angemessenheit der Kosten in Relation zu den geplanten Arbeiten bzw. Ergebnissen zu beu rteilen. Sie stehen damit auch im Wettbewerb zu anderen Projekten. Beachten Sie, dass Änderungen des Wert -Mengengerüstes im Zuge der Genehmigung erfolgen können. Weitere Förderungen für das Projekt, Projektteile oder einzelne Kostenpositionen sind sowohl i m Antrag als auch im Endbericht anzugeben. Diese Angaben dienen der Prüfung der beihilferechtlichen Obergrenzen sowie der Vermeidung von Mehrfachförderung en. Für zugekaufte Leistungen von verbundenen Unternehmen gelten dieselben Regelungen wie für Förderun gsnehmerInnen. 2.1 Personalkosten Die folgenden Regelungen gelten für: angestellte ProjektmitarbeiterInnen , freie DienstnehmerInnen , Personen im öffentlichen Dienst , mitarbeitende GesellschafterInnen . Die Stundensatzberechnung ist im Kostenplan mit einer Formel hinterlegt: Personalkosten sind auf Basis der Bruttogehälter und Œlöhne sowie der darauf bezogenen Abgaben anzusetzen. Sonstige Zahlungen oder geldwerte Leistungen (z. B. Schmutzzulagen, Entgelt für Überstunden, Sach bezüge) können anerkan nt werden. Personalkosten werden in dem Ausmaß anerkannt, in dem s ie gesetzlich, kollektivvertraglich, in einer Betriebsvereinbarung oder im Dienstvertrag rechtsverbindlich vorgesehen sind.
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V2.1 gültig ab 1.9.2017 Seite 3 Für am Projekt mitarbeitende GesellschafterInnen, Einzelunterne hmerInnen, EigentümerInnen, Vereinsfunktionäre lt. Vereinsregister, MitarbeiterInnen ausländischer Förderungsnehmer (kein Gehaltsn achweis ) können Sie im Rahmen der förderbaren Kosten einen Pauschalstundensatz von maximal EUR 40, — pro Stund e ansetzen, maxi mal jedoch EUR 68.800, — pro Person pro Jahr für alle geförderten Projekte. Freie DienstnehmerInnen sind nach denselben Regeln wie angestellte ProjektmitarbeiterInnen zu behandeln. Sind nicht alle ProjektmitarbeiterInnen bei der Planung bekannt, können Sie ausnahmsweise Platzhalter einfügen. Dabei müssen Sie jeweils möglichst genau deren Funktion im Projekt angeben. Personen im öffentlichen Dienst können nur dann im Wege eines geförderten Projekts angesetzt werden, wenn i hre Leistungen im Rahmen des nicht -hoheitlichen Aufgabenbereichs anfallen. ArbeitnehmerInnen von Universitäten gelten nicht als Personen im öffentlichen Dienst. Als Jahresstundenteiler ist bei Vollzeitbeschäftigung eine Pauschale von 1.720 Stunden anzuse tzen (auch bei Überstundenpauschalen bzw. All -In-Verträgen ). Bei ProjektmitarbeiterInnen auf Teilzeitbasis ist der Jahresstundenteiler analog zum Ausmaß der Beschäftigung zu reduzieren. Beispiel: Vollbeschäftigung lt. KV 38,5 Std., Teilzeit 25 Std. 1.720 x 25 =1.117 38,5 Alternativ können auch die Anwesenheitszeiten als Jahresstundenteiler (Kalenderjahr) herangezogen werden. Voraussetzung dafür ist ein geschlossenes Zeiterfassungssystem. Forschungseinrichtungen gemäß EU -Definition können als Jahresstundenteiler pauschal 1.290 Stunden bei Voll zeit beschäftigung ansetzen . Voraussetzung ist, dass die Differenz auf den pauschalen Jahresstundenteiler von 1.720 für Agenden zur Unterstützung der Forschungstätigkeit der Forschungseinrichtung (z.B. für Verbreitung von Forschungs -Know -how, wissenschaftliche Fortbildung) verwendet wird . Bei ProjektmitarbeiterInnen mit geringerem Beschäftigungsausmaß ist der Jahress tundenteiler analog zum Ausmaß d er Beschäftigung zu reduzieren. Beachten Sie, dass das a bgerechnete jährliche Projektstundenausmaß pro Person Œ speziell bei zeitgleicher Mitarbeit in mehreren geförderten Projekten – den Jahresstundenteiler nicht überschreiten darf. Bei Personen, die bei mehreren FörderungsnehmerInnen angestellt sind, können f ür alle geförderten Projekte, in denen diese Person mitarbeitet, ebenfalls maximal 1.720 bzw. 1.290 Stunden pro
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V2.1 gültig ab 1.9.2017 Seite 4 Jahr abgerechnet werden. Die in Förderungsprojekten (z.B. FFG, EU, aws, FWF, Bundeslä nder) abgerechneten Personalkosten dürfen die Kosten l aut Jahreslohnkonto nicht überschreiten. 2.2 Kosten für Anlage nnutzung Sie können die anteilige Abschreibung der F&E -relevanten Anlagen, einen zu errechnenden Maschinenstundensatz oder die Leasingrate ansetzen. Ausgangsbasis für die Berechnung der anteiligen Abschreibung ist die Nutzungs dauer gemäß Anlagenverzeichnis (monatliche Zurechnung) in Höhe der anteilige n Projektnutzung . Grundsätzlich ist die Gesamtnutzungsdauer laut Anlagenverzeichnis anzugeben. Kosten von geringwertigen Wirtschaftsgütern (gem. § 13 EStG) sind mit den gesamten Anschaffungskosten als Sachkosten anzusetzen. Die Basis zur Berechnung des Maschinenstundensatzes bilden die Kosten des letzten abgeschlossenen Geschäftsjahres zum Abrechnungszeitpunkt : Kostenbestandteile: buchhalterische Abschre ibung (kein Wiederbeschaffungswert), Hilfs – und Betriebsmittel, Energie, Wartungskosten, sofern ein Wartungsvertrag für die Maschine vorliegt , sowie Instandhaltung und Reparaturen , Löhne/Gehälter von spezifisch geschultem Personal (diese Personen dürfen nicht mehr als Einzelkosten abgerechnet werden) . Maschinenstundenteiler, vier Varianten sind möglich: die tatsächlichen Betriebsstunden laut Maschinenstundena ufzeichnung en, der Durchschnitt der tatsächlichen Betriebsstunden laut Maschinenstundena ufzeichnun gen der letzten drei Jahre oder die maximalen Betriebsstunden laut Betriebsanleitung . Wenn keine der vorangegangenen Varianten möglich ist, kann ein pauschal er Jahresstunden teiler von 1.720 angesetzt werden . Kosten für Anlagen nutzung berechnen Sie über die Projektstunden der Maschinen -/Anlagenbelegung multipliziert mit den entsprechenden Maschinenstundensätzen. Die projektrelevanten Maschinenstunden müssen nachvollziehbar nachgewiesen werden. In Absprache mit der FFG können auch größere (Labor -)einheiten z usammengefasst und für diese ein Stundensatz berechnet werden. Förderbar sind die im Förderungszeitraum vom/von der FörderungsnehmerIn an den Leasinggeber gezahlten Leasingraten abzüglich der darin enthaltenen Zinsen und Spesen. Bei Leasing ohne Eigentumsübergang sind die Leasingkosten unter den Sach kosten auszuweisen .
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V2.1 gültig ab 1.9.2017 Seite 5 2.3 Sach kosten Unter diese Kostenkategorie fallen projektbezogenes Verbrauchsmaterial, geringwertige Wirtschaftsgüter, Lagerentnahmen und anteilige Lizenzgebühren. Bei Lagerentnahmen müssen Sie sicherstellen, dass diese mit einem gesetzlich anerkannten Lagerbewertungsverfahren (z.B. FIFO, Identitätspreisverfahren, gleitendes Durchschnittspreisverfahren) b ewertet w erden. Unternehmensintern oder von verbundenen Unternehmen bezogene Sachkosten sind zu Herstellkosten abzurechnen. Exkurs Prototyp: Kosten für einen Prototyp können zur Gänze abgerechnet werden , außer der Prototyp wird im Anlage nverzeichnis aktiv iert oder verwertet . Bei Aktivierung im Anlage vermögen können Sie die für die Herstellung/Konstruktion benötigten Sach – und Drittkosten in Höhe der anteiligen Abschreibung unter den Kosten für Anlagennutzung ansetzen. Alternativ zum Aktivierungsdatum kann der Beginn des Förderungszeitraums zur Berechnung der Abschreibung herangezogen werden. Als Gesamtnutzungsdauer ist die Nutzungsdauer lau t Anlagenverzeichnis anzugeben. Die internen Entwicklungskosten sind in voller Höhe unter den Personalkosten förde rbar. Eine gesonderte Aufstellung der Kosten ist mit dem Endbericht im eCall hochzuladen . Wenn Sie den Prototyp nach Fertigstellung ganz oder teilweise erlöswirksam verwerten, müssen Sie sämtliche Erlöse von den abgerechneten Prototypkosten abziehen. 2.4 Drittkosten Unter diese Kostenkategorie fallen unter anderem Kosten für Auftragsforschung, technisches/wissenschaftliches Know -how, Kosten für technische/wissenschaftliche Beratung und gleichwertige Dienstleistungen, die integraler Bestandteil der gefördert en Forschungstätigkeit sind. Weiters sind hier die Kosten für zugekaufte Personalleistungen (Personalleasing, Werkverträge) zu erfassen. Zur Abgrenzung gegenüber den Sachkosten ist auf das Überwiegen der Dienstleistung bzw. des Sachkosten anteils abzustelle n. Die Anerkennbarkeit von Drittkosten kann in den jeweiligen Leitfäden eingeschränkt sein. Die Verrechnung von Projektleistungen zwischen ProjektpartnerInnen ist grundsätzlich nicht anerkennbar. 2.5 Reisekosten Bei den Reisekosten muss ein eindeutiger Projektbezug nachgewiesen werden. Sie können nur Reisekosten von ProjektmitarbeiterInnen abrechnen.
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V2.1 gültig ab 1.9.2017 Seite 6 Reisekosten (Diäten, Nächtigungskosten, Fahrtkosten, Konferenzgebühr ) sind förderbar, wenn sie nach den für die Mit arbeiterInnen geltenden Bestimmungen als Betriebsausgaben geltend gemacht werden können. Wenn Sie statt Diäten Kosteners ätze bezahlen, sind diese mit dem jeweils geltenden Taggeld begrenzt. Es gelten die gesetzlichen km -Gelder. Mit den km -Geldern sind ebenfalls Parkgebühren, Mauten (inkl. Vignette) und Treibstoff abgegolten. Grundsätzlich ist die wirtschaftlichste Reisevariante zu wählen. 2.6 Gemeinkosten Gemeinkosten werden pauschal mit 25% auf die abgerechneten Personalkosten, Kosten für Anlagennutzung, Sachkosten sowie Reisekosten aufgeschlagen. Mit dieser Pauschale sind jedenfalls folgende Kostenpositionen abgedeckt , die nicht als Einzelkosten angesetzt werden können: Allgemeine Tätigkeiten von Sekretariat, Controlling, Buchhaltung, Personal verrechnung , Geschäftsführung Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung , Rechtsberatung EDV -, Nachrichtenaufwand Büromaterial , Drucksorten Arbeitsplatzausstattung (Büromöbel, EDV etc.) Gebäudeabschreibung, Instandhaltung , Reparatur Miete und Pacht für allgemeine Flächen, Be triebskosten Reinigung, Entsorgung Lizenzgebühren (sofern diese die Unternehmensgrundausstattung betreffen) Verpackungs – und Transportkosten Fachliteratur Versicherungen , Steuern allgemeine Aus – und Weiterbildung 3 Bei Projektbeginn ist Folgendes zu wissen! Es können nur Kosten anerkannt werden, die Sie anhand von Belegen nachweisen. Die Leistungen müssen im Förderungszeitraum laut Förderungsvertrag erbracht werden. In begründeten Ausnahmefällen kann d as Rechnungsdatum bis zu drei Monate nach dem Förderungszeitraum liege n. Richten Sie das Rechnungswesen gleich bei Projektbeginn auf die Erfordernisse der Projektabrechnung ein. Die Nachweispflicht gilt für alle Projektpartner, auch wenn sie keine Förderung erhalten. Beachten Sie, dass alle P rojektmitarbeiterInnen projektbezogene Zeitaufzeichnungen mit aussagekräftiger Tätigkeitsbeschreibung zu führen haben. Die Aufzeichnungen sind stundenweise auf Tagesbasis zu führen. Die tägliche Maximalarbeitszeit von 10 Stunden ist dabei einzuhalten (aus genommen Dienstreisen, Veranstaltungen, Versuche).
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V2.1 gültig ab 1.9.2017 Seite 8 4.3 Sachkosten Listen Sie alle Sachkosten auf, die direkt dem Projekt zuzurechnen und mit Belegen nachweisbar sind. Bei Prototypen müssen Sie im Bericht die geplante weitere Nutzung beschreiben. 4.4 Drittkosten Führen Sie alle an Dritte vergebene Leistungen mit den laut Tabelle geforderten Daten an. Nehmen Sie im Bericht zu allenfalls durchgeführten Vergaben und eingeholten Vergleichsangeboten Stellung. Leistungen von verbundenen Untern ehmen sind unter den Drittkosten auszuweisen. Dabei sind die Kosten wie eigene Kosten nac hzuweisen . Zusätzlich müssen Sie die Zahlung oder die Gegenverrechnung belegen. Allfällige Gewinnaufschläge sind abzuziehen. Ein pauschale r Gemeinkostenzuschlag in Höh e von 25% kann vom verbundenen Unternehmen angesetz t werd en. 4.5 Reisekosten Führen Sie jede Reise einzeln an. Erläutern Sie im Bericht den Zweck der Reise und die Relevanz für das Projekt. 5 Prüfung vor Ort Die FFG kann die Projektergebnisse und die Abrechnungen während der Laufzeit und/oder nach Abgabe des Endberichts vor Ort prüfen. Sie erhalten dazu rechtzeitig eine Verständigung mit einer Liste aller für die Prüfung erforderlichen Unterlagen. 6 Weitere Hinweise u nd Detailfragen Sämtliche relevanten Rechtsgrundlagen sowie alle wichtigen Informationen finden Sie auf der Homepage der FFG ( www.ffg.at /recht -finanz en). Wenn Sie den FFG -Newsletter ( https://www2.ffg.at/enewsletter/ ) abonnieren, werden Sie laufend über Themen der Kostenanerkennung informiert. Falls Sie weitere (Detail -)fragen zur Kostenanerkennung haben, finden Sie eine FAQ -Liste auf der Homepage der FFG ( https://www.ffg.at/ recht -finanzen/kostenleitfaden ). Sie können auch Anfragen zu speziellen Problemen stellen ( [email protected] ).
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