–
61 KB – 41 Pages
PAGE – 1 ============
Modul 1 Konsep, F ungsi , dan K egiatan Organisasi I nformasi Wiji Suwarno, S.PdI, S.IPI, M.Hum . alu lintas informasi pada era internet seperti sekarang ini tidak lagi dapat dihindari kepadatannya. Informasi tercipta dalam hitungan jam, menit bahka n detik sekalipun. Disadari sepenuhnya bahwa tidak setiap informasi memiliki nilai guna bagi pemustaka, maka perlu pemilahan, penyaringan, penyeleksian, dan atau pengorganisasian dalam rangka menyesuaikan informasi yang akan digunakan dengan kebutuhan. Bis a dikatakan setiap saat informasi berubah baik dari segi jumlah maupun substansinya. Hal ini didukung dengan keberadaan komputer dan internet yang keduanya saling membutuhkan. Keduanya, yaitu komputer dan internet ini bermutualisme dengan kuat membentuk sa chemistry Pemustaka di era kini cenderung melakukan penelusuran informasi melalui internet. Pemustaka dapat memperoleh informasi berbagai sumber melalui berbagai saluran , bisa melalui sumber konvensional seperti bibliografi, k atalog, indeks, dan atau abstrak, bisa pula melalui OPAC atau mesin pencari di internet untuk berbagai resoruces elektronik . Maka garis besar proses perolehan dan penyimpanan, serta penyajian informasi ini diperlukan kegiatan mengorganisasikan informasi, s ehingga kemudahan – kemudahan dalam memanfaatkan informasi dapat dirasakan. Pada akhir perjalanan pengelolaan informasi adalah keinginan menjadikan informasi sebagai aset yang dapat dengan mudah diperoleh oleh pemustaka. Pada modul pertama akan diuraikan men genai konsep organisasi informasi termasuk di dalamnya adalah pengertian organisasi informasi, dimulai dari mengupas mengenai informasi itu sendiri, kemudian organisasi. Selain itu pada pembahasan selanjutnya adalah prinsip dan tujuan organisasi informasi. L PENDAHULUAN
PAGE – 3 ============
PUST4103 /MODUL 1 1 . 3 Kegiatan Belajar 1 Konsep Dasar Organisasi Informasi erlu disampaikan bahwa pada hakikatnya Informasi ada pada saat – hal yang belum diketahui. Bayi mendapat informasi dari bahasa kasih sayang ibunya. Pada saat ia menangis meminta sesuatu, sang ibu menjadi tanggap bahwa sang buah hati sedang memberikan informasi tentang keadaan dirinya, bahwa ia memerlukan sesuatu. Lalu dengan kecerdasan menangkap informasi itu sang ibu merespons dan balik memberikan informasi kepada sang buah hati. Maka dari in Sejalan perkem bangannya, informasi merambah ke teknologi rekam. Informasi tidak hanya dikomunikasikan dalam bahasa lisan. Informasi disampaikan dengan bahasa tulis melalui media rekam. Jika pada ma sa purba alat rekam menggunakan batu, daun, batang pohon, kulit binatang dan alat rekam tradisional lainnya, maka pada masa modern seiring dengan perkembangan teknologi , alat rekam sudah berupa kertas, plastik, film dan bahkan sudah ke bentuk optik. Sederh ana saja, tujuan merekam informasi tidak lain adalah sebagai pengingat ketika orang sudah mulai lupa dengan informasi , karena munculnya informasi – informasi baru yang memenuhi kapasitas pengingat alamiah yakni otak. Dan hebatnya, sebanyak itu informasi dire kam dan diingat, manusia memiliki strategi untuk menemukan kembali hal – hal yang sudah dicatat dan terlupakan. Hanya saja strategi yang mereka ciptakan itu masih dalam batas pengetahuan pribadi ( tacit knowledge ). Ini artinya ada upaya yang dilakukan untuk m engelola informasi tersebut sedemikian rupa sehingga suatu ketika jika dibutuhkan, dapat ditemukan kembali secara tepat dan tepat . Bandingkan dengan era sekarang. Salah satu tipikal pemustaka pada era sekarang adalah menelusur informasi melalui berbagai al at penelusuran misalnya penelusuran melalui alat konvensional seperti katalog, bibliografi, indeks maupun abstrak, atau menggunakan penelusuran perangkat modern seperti bibliografi online atau online database . Pemustaka juga sudah tidak gagap lagi mengenai Akses terhadap informasi – informasi digital seperti E – book atau E – journal dan lain sebagainya melalui provider – provider layanan digital, termasuk pula melalui E – libray . Sebagai contoh saja provider P
PAGE – 4 ============
1 . 4 Organisasi Informasi informasi digital seperti emarald ( www.emeraldinsight.com ), Ingenta ( www.ingenta.com ), proquest ( www.proquest.com ), dan lain sebagainya menyediakan informasi digital/elektronik dalam berbag ai bentuk, sebut saja buku dan jurnal elektronik. Masalahnya, pada pembahasan awal ini bukan apa yang dikelola oleh mereka itu, melainkan bagaimana mengorganisasikan informasi tersebut ? A. PENGERTIAN ORGANISAS I INFORMASI Mari kita mulai dengan sesuatu yang sederhana saja, tetapi mengena. Dimulai dengan pertanyaan mengapa kita perlu mengorganisasikan sesuatu, dalam konteks ini adalah informasi? Menurut Oxford English Dictionary to organize diartikan sebagai to arrage into a structured whole; to systematize; to put into a state of order; to arrange in an orderly manner, put in a particular place or order, tidy. Kurang lebih dipahami bahwa mengorganisasikan itu dengan kata lain mengatur secara terstruktur, menjadikan sesuatu yang sistematis, me letakkan sesuatu secara tertib, meletakkan sesuatu ke tempat tertentu secara rapi. Sama halnya ketika suasana rumah berantakan selepas anak – anak bermain. Orang tua dengan penuh tanggung jawab merapikan kembali mainan itu dengan hati – hati dan diletakkannya mainan itu dengan asumsi mudah dicari lagi oleh anak ketika nanti hendak bermain kembali. Pernahkah saudara merasakan hal semacam itu? Begitu juga dengan informasi yang sekarang berserakan di muka dunia ini. Ada informasi yang tercetak, yang kita kenal den gan buku, majalah, karya ilmiah, laporan penelitian, surat kabar dan lain – lain. Sebagai pelaku informasi tentu saja menata informasi – informasi tidak sembarang simpan. Setidaknya ada pertimbangan kemudahan ketika nanti hendak menggunakan informasi itu, mini mal untuk kebutuhan pribadi. Menurut Bodnar dan Hopwood (2001,1) infor m asi adalah data yang berguna dan dapat diolah seh i ngga dapat dijadikan dasar untuk m eng a mbil keputusan yang tepat. Sementara itu m enurut Ro m ney (2003.9) inf o rmation is d ata th a t have be en organized and processed to provide meaning . Bahwa infor m asi merupakan suatu data yang telah diorganisasikan dan diproses sehingga memiliki suatu arti . Berkaitan dengan hal tersebut , Taylor (2004,3) pun mengutarakan pengertian informasi, bahwa the commun ication
PAGE – 5 ============
PUST4103 /MODUL 1 1 . 5 or reception of knowledge . Informasi merupakan pengetahuan yang diterima dalam proses komunikasi . Seseorang menulis, berbicara, melukis dan lain – lain sebenarnya ingin menginformasikan apa – apa yang diketahuinya kepada orang lain. Garis besar dari pe rnyataan Taylor di atas bahwa istilah mengorganisasi tidak lain adalah mengelola, menyusun, dan atau menata sesuatu secara sistematis sehingga dengan mudah dapat menemukan kembali tanpa ada kesulitan yang berarti. Dan informasi adalah data konkret yang tel ah diolah sedemikian rupa sehingga dapat dipahami oleh penerimanya. D ari pengertian kedua di atas organisasi informasi diartikan sebagai kegiatan mengelola, menyusun, mengolah, dan atau menata suatu data, ilmu pengetahuan, dan informasi lainnya sedemikan r upa sehingga mudah untuk ditemukan kembali, dapat dimengerti dan bermanfaat bagi penerima sebagai upaya pengembangan ilmu pengetahuan. Jika kita pernah ke wartel atau kios telepon, atau di rumah perorangan yang berlangganan telepon, akan ditemukan direkto ri telepon atau yellow page, dokumen tersebut merupakan contoh umum sebagai sumber informasi sederhana yang digunakan hampir setiap saat pada kehidupan sehari – hari. Direktori tersebut menyajikan informasi tentang nama, alam at, nomor telepon dan lain – lain. Buku yellow page merupaka contoh organisasi informasi, sehingga mudah ditemukan kembali. Chowdury (2006,4), menggambar bagan organisasi informasi yang dapat dijadikan sebagai konsep dasar menjelaskan organisasi informasi . Jika ditinjau dari kaca mata masa kini, o rganisasi informasi terdiri atas dua hal yang perlu diperhatikan. Pertama, informasi tercetak, pendekatannya adalah perpustakaan. Sebagaimana dipahami secara awam bahwa perpustakaan adalah tempat mengelola informasi yang berupa koleksi. Alat temu k embali yang digunakan adalah katalog, dan bibliografi. P endekatan melalui katalog, memberikan keleluasaan kepada pemustaka untuk mengetahui sejauh mana koleksi yang dimiliki perpustakaan, kemudian memberikan kebebasan dalam mengaksesnya. Masih dalam kontek s perpustakaan, bahwa koleksi sudah diklas ifikasikan berdasarkan subjek , dan diletakkan di rak berdasar nomor kelas . P erlu dicatat bahwa untuk melakukan klasifikasi , sebelumnya melalui tahapan analisis subjek dengan menggunakan alat atau standar berupa AAC R2 sebagai pedoman katalogisasi atau deskripsi bibliografi , MARC21 untuk mengelola meta data , daftar tajuk subjek u ntuk menentukan subjek –
PAGE – 6 ============
1 . 6 Organisasi Informasi subjek , dan DDC atau bagan klasifikasi lainnya untuk pedoman menentukan notasi klasifikasi . Kedua, informasi noncetak/ elektronik, atau dengan kata lain sumber informasi yang tidak tercetak. Pada informasi noncetak ini beberapa hal yang dilihat sebagai sumbernya, yaitu: 1. Sumber dari Database atau Pang kalan Data Sumber database adalah berbagai sumber elektronik yang tersim pan dalam database atau pangkalan data server suatu institusi. Pada konteks organisasi informasi, akses terhadap sumber database ini terkait dengan manajemen database yang diterapkan, termasuk di dalamnya proses struktur dan rekamnya, bagaimana fieldnya , t idak ketinggalan pula menyangkut tentang software apa yang digunakan pada memanajemen database . Terkait dengan konteks sumber data dari database , ada beberapa unsur lain yang perlu diperhatikan adalah text database , bentuk penyajian informasi sehingga muda h ditelusur menggunakan layanan penelusuran online . Selain itu juga menyangkut substansi informasi yang berupa ilmu pengetahuan yang dikandung di dalamnya. 2. Sumber dari Internet/Intranet Internet merupakan singkatan dari Interconnected Network . Jika diterj emahkan secara langsung berarti jaringan yang saling terhubung. Internet adalah gabungan jaringan komputer di seluruh dunia yang membentuk suatu sistem jaringan informasi global. Semua komputer yang terhubung ke internet dapat mengakses semua informasi yan g terdapat di internet secara gratis. Internet dapat digunakan sebagai sarana pertukaran informasi dari satu komputer ke komputer lain tanpa dibatasi oleh jarak fisik kedua komputer tersebut. Peranan internet yang sangat penting adalah sebagai sumber data dan informasi serta sebagai sarana pertukaran data dan informasi. Sumber internet dimaksudkan sebagai sumber informasi yang ditelusur melalui internet. Aplikasi – aplikasi di internet saat ini sangat banyak dan akan terus berkembang seiring dengan kemajuan teknologi informasi dan kebutuhan berbagai bidang ilmu pengetahuan . Aplikasi internet yang sering digunakan antara lain Word Wide Web (www), E – mail, Mailing List (milis), Newsgroup, Internet Relay Chat, File Transfer Protocol (FTP), Telnet, Gopher, VoIP (V oice over Internet Protocol) dan lain – lain.
PAGE – 8 ============
1 . 8 Organisasi Informasi Menurut Hellprin (1991) dalam makalah Putu L. Pendit, perpustakaan tidak perlu mengubah fungsi utama, melainkan harus menyesuaikan dengan perkembangan zaman. Sehingga perpustakaan harus bekerja keras meningkatkan efisiensi dalam menjalankan fungsi sebagai pengelola informasi. Setiap perpustakaan me miliki tanggung jawab dengan tuntu tan profesionalisme di bidang pengelolaan informasi, g una menjawab perkembangan zaman dan merespons serta berusaha memenuhi kebutuhan pemakai. Hal tersebut tidak sederhana dan t id ak pernah berakhir, tetapi akan terus beru bah, inovasi dan menyesuaikan dengan lingkungan kehidupan masyarakat. Di berbagai negara maju, perpustakaan merupakan cermin kemajuan masyarakatnya, karena hal tersebut menunjukkan perpustakaan merupakan bagian dari kebutuhan hidup sehari – hari. Sementara d i negara berkembang seperti Indonesia , keberadaan, eksistensi dan perhatian masyarakat terhadap perpustakaan masih sangat terbatas. Penyebabnya beraneka ragam, di antaranya orang lebih atau masih mementingkan pemenuhan kebutuhan sosial ekonomi sebelum menj adikan perpustakaan sebagai prioritas kebutuhannya. Perpustakaan masih merupakan keinginan ( wants ) daripada kebutuhan ( needs ) bagi sementara orang, yang artinya bahwa kesadaran dan pemahaman tentang perlunya layanan perpustakaan sebagai sumber informasi da n ilmu pengetahuan sudah ada, mulai menggejala dan berkembang, tetapi belum merupakan prioritas utama. Pada sisi yang lain untuk menyediakan perpustakaan yang representatif, merata, dan mampu menjangkau seluruh lapisan masyarakat masih menghadapi tantangan yang tidak sederhana. Ada beberapa faktor yang menyebabkan perpustakaan belum dapat berkembang dan masih belum bisa berdiri sendiri, di antaranya adalah (1) pengelola perpustakaan, (2) sumber informasi dan, (3) masyarakat pemakai (Sutarno 2005,13) . Perpus takaan belum mampu menyediakan sumber informasi yang berkembang dan dibutuhkan oleh pemakai dan melayani masyarakat pemakai dengan lebih profesional, kemudian mampu bersaing dengan lembaga – lembaga yang bergerak dalam bidang jasa informasi lainnya. Seperti pusat penelitian, lembaga demografi dan pusat data bisnis. Pengelola perpustakaan harus dapat menempatkan posisinya secara tepat, kemudian menjawab pertanyaan mengenai status organisasi, sumber daya manusia, sumber informasi, sumber fisik dan sumber anggar an serta promosi dan publikasi
PAGE – 9 ============
PUST4103 /MODUL 1 1 . 9 yang memadai. Jika semua itu terpenuhi dengan baik, maka separuh persoalan telah terjawab. Faktor yang kedua yaitu mengenai kemampuan memilih, menghimpun/mengadakan dan menyajikan informasi kepada pemakai, sangat tergantung k epada kemampuan memilih, memilah, menghimpun/mengadakan dan menyajikan apa yang dibutuhkan oleh masyarakat. Untuk persoalan yang ketiga adalah dalam hal mengembangkan citra yang baik dan bagaimana membangun persepsi, respons, minat serta memotivasi pemakai nya. Dalam dunia yang bergerak serba cepat setiap organisasi pengelola informasi, termasuk perpustakaan harus berjuang untuk mampu bertahan atau tetap eksis. Namun lebih daripada itu, sebaiknya terus berusaha untuk memupuk kemampuan agar memiliki daya dan kekuatan dalam menjalankan seluruh aktivitasnya. Pada sisi lain, perpustakaan tidak dapat terhindar dari persaingan yang ketat dan kompleks. Cara yang dapat ditempuh misalnya dengan memanfaatkan secara cermat dan tepat guna teknologi, terutama teknologi i nformasi dan teknologi telekomunikasi, membuka jaringan yang luas, mudah, dan berdaya guna. Meningkatkan sumber daya manusia melalui pendidikan dan pelatihan, mengikuti temu karya ilmiah, mengadakan studi banding, patok duga ( benchmarking ) ke berbagai perp ustakaan yang sudah maju dan menjalin kerja sama dengan pusat informasi dan dokumentasi. Perpustakaan seharusnya melakukan pembelajaran organisasi, sehingga terjadi suatu pengetahuan organisasi sesuai dengan kebutuhan. Sebuah perpustakaan perlu berpegang p ada tugas pokok dan fungsinya sebagai lembaga informasi, sehingga dituntut untuk sanggup berprakarsa melakukan perubahan sebelum lembaga lain berubah. Perpustakaan berperan sebagai lembaga yang mengorganisasikan informasi – informasi yang ada di perpustakaan dengan cara sedemikian rupa sehingga mudah untuk ditemu kan kembali. Dari sini dapat dirincikan, bahwa setidaknya perpustakaan memiliki peran dalam organisasi informasi sebagai: 1. lembaga penyimpanan/ storage data (informasi) 2. lembaga mengolah dan mengorganisa sikan informasi 3. lembaga penyebaran informasi Tersedianya berbagai sumber informasi dan dengan kecanggihan teknologi informasi komunikasi memudahkan pengguna untuk dapat langsung mengakses informasi tanpa bantuan perpustakaan. Lalu muncul suatu pertanyaan, apalagi yang harus dilakukan oleh perpustakaan ?
PAGE – 10 ============
1 . 10 Organisasi Informasi Sintha Ratnawati, mengutip pendapat dari J. Thompson (1982) untuk menjawab pertanyaan ini dengan merumuskan peran perpustakaan di abad 21 sebagai berikut: 1. Memberikan fasilitas akses terhadap sumber elektro nik bagi mereka yang tidak memiliki akses itu secara fisik, termasuk reproduksinya. Wang (1995) menyebutkan sebagai alasan finansial. Ketidakmampuan seseorang untuk membeli semua sumber informasi yang dibutuhkannya membuat ia menggunakan jasa perpustakaan yang relatif murah. 2. Membimbing pengguna mencari dan memiliki sumber informasi yang sesuai dengan kebutuhan dan berdasarkan kemampuan profesionalisme yang dimiliki staf perpustakaan. Asumsi yang dipakai adalah tidak semua pencari informasi adalah pengguna d an tidak semua pengguna dapat memenuhi kebutuhan informasinya sendiri, terutama bila subyek itu di luar bidang yang di kuasai . 3. Mengoleksi, mengatalog, dan mengindeks bahan pustaka. Keterampilan mengorganisasi informasi ini akan memberikan kemudahan untuk me ngaksesnya, baik untuk informasi dalam bentuk tercetak maupun versi elektronik. Sulistyo – Basuki (2009) menuliskan bahwa sebuah perpustakaan yang dikelola dengan baik dan dapat menempati peran yang penting dan strategis, melaksanakan tugas dan fungsi secar a baik akan memberikan sejumlah nilai atau manfaat. Dimensi nilai yang terkandung dalam perpustakaan adalah: 1. Nilai Pendidikan Manusia memerluk an pendidikan dalam kehidupan , karena dengan pendidikan manusia mampu mengembangkan potensi dan mengembangkan pem ikirannya. Masyarakat yang sudah maju dengan tingkat pendidikan yang memadai memungkinkan tingkat pemakaian perpustakaan pun juga tinggi. Ketika tingkat pemakaian informasi di perpustakaan tinggi, maka terbuka kemungkinan muncul anggapan bahwa masyarakat t elah berusaha memperoleh informasi yang mereka butuhkan. Sehingga ada korelasi yang erat antara tingkat pendidikan masyarakat dengan tingkat pemakaian dan pemanfaatan informasi di perpustakaan. Dengan kata lain, siapa pun yang ingin pandai, menambah penget ahuan, keterampilan, dan wawasan kuncinya adalah belajar (membaca), sementara itu sumber membaca (belajar) yang relatif representatif salah satu tempatnya adalah perpustakaan.
PAGE – 11 ============
PUST4103 /MODUL 1 1 . 11 2. Nilai Informasi Perpustakaan merupakan salah satu pusat informasi, dan informas i yang ada di perpustakaan tentunya sudah diseleksi, dihimpun, diolah, dipersiapkan, dan dikemas dengan baik sehingga semua informasi yang ada di perpustakaan benar – benar telah dikaji dan dianalisis serta dipertimbangkan kegunaannya. Karena itu sebuah perp ustakaan memiliki nilai informasi, maksudnya adalah informasi dapat digunakan oleh orang atau masyarakat dalam menunjang atau memenuhi kebutuhannya. Jika kita menengok keluar perpustakaan, misal pusat – pusat data bisnis, pusat data saham, pusat data harga k omoditi tertentu, akan kita lihat betapa tinggi intensitas sirkulasi dan transaksi informasi. Informasi sudah menjadi komoditi yang diperjualbelikan. Jika selama ini perpustakaan sebagai salah satu sumber dan mengelola pengunjung, dimungkinkan karena masih banyak orang yang kurang menyadari pentingnya sebuah perpustakaan, atau kemungkinan di perpustakaan kurang tersedia apa yang dibutuhkan oleh pemakai, sehingga orang cenderung kurang t ertarik untuk datang ke perpustakaan. Untuk menjadikan perpustakaan berkembang dan mampu mengelola informasi bernilai ekonomis dan menjadikan komoditi ekonomi bukanlah sebuah mimpi belaka, karena apabila perpustakaan dapat berkembang dengan baik dan masya rakat telah berkembang menjadi masyarakat informasi maka hal – hal atau informasi tertentu di perpustakaan mungkin akan dapat bernilai ekonomis. 3. Nilai Ekonomis Sebagai pusat pendidikan, perpustakaan dapat menjadi mediator untuk menetralisir tingkat kemahala n nilai ekonomis dari sebuah informasi yang dirasakan oleh masyarakat. Dengan cara sebagai berikut : a. sebuah buku dibeli perpustakaan dan dapat digunakan oleh banyak orang, maka buku tersebut akan sangat murah dibandingkan dengan buku yang sama tetapi hanya digunakan oleh si pembeli dan keluarganya. b. apabila buku yang dibeli perpustakaan jumlahnya banyak, biasanya akan mendapatkan potongan harga. Sementara seseorang tentunya tidak akan membeli buku sebanyak yang dibeli oleh perpustakaan.
61 KB – 41 Pages